Viisas ajanhallinta mahdollistaa radikaalin tuottavuusloikan

Ajanhallinnan tilanne työpaikoilla on hälyttävä. Useimmilla meistä kuluu yli puolet työpäivästä muuhun kuin pitäisi – joka viidennellä jopa 80 %. Tulokset ovat samansuuntaisia työtehtävistä ja organisaatiosta riippumatta.

Jatkuva kiire estää meitä keskittymästä tärkeisiin asioihin. Tilanne korjautuu muuttamalla työn tekemisen sisältöä ja tapaa. Miten se tapahtuu ja mihin voimme vaikuttaa omin voimin? Aikaa itsessään ei ole mahdollista hallita, mutta voimme päättää sen käytöstä.

Ajanhallinnan tilanne rupeaa korjautumaan priorisoinnilla, omien työtapojen muuttamisella ja aikavarkaiden nitistämisellä. Todella paljon voi tehdä itse. Koko organisaatiota ei tarvitse heti muuttaa. Työilo ja motivaatio palautuvat, kun aikaa rupeaa jäämään tärkeisiin tehtäviin.

Viisas ajanhallinta on myös koko organisaation tuottavuuden lähde kahdella tavalla. Vapautuva aika voidaan hyödyntää nykyisten tehtävien entistä tuloksellisempaan hoitamiseen. Aikaa jää myös

strategisiin kysymyksiin, uuden kehittämiseen ja entistä parempaan johtamiseen.

Mistä siis kannattaa aloittaa oman työn, työyhteisön ja koko organisaation paremman huomisen rakentaminen? 

Töidenaloituskrapula

Tänä aamuna minulla oli töidenaloituskrapula. Nyt se alkaa mennä ohi. Tiedän kokemuksesta, että loman jälkeen se tulee.

Krapula ei tässä viittaa mitenkään alkoholiin. Viime viikon oli vaimon kanssa Ylä-Lapin hangilla ilman tippaakaan alkoholia.

Jotain krapula-analogiaa kuitenkin on. Kyse on aivojen virittäytymisestä uuteen moodiin.  

Hiihdimme kymmeniä tunteja luontoa ja valkoisia hankia katsellen. Päässä ei liikkunut juuri mitään sanoiksi puettavaa. Oli yhtä ympäristönsä kanssa. Koko päivän hiihdon jälkeen syötiin ja autiotuvan lämmössä nukkumaan mentiin jo kahdeksalta. Ensimmäisenä telttayönä maakuupusseihin kääriydyttiin jo viideltä iltapäivällä. Nukuttiin kymmenen tuntia yössä.

Mitään töihin liittyvää en ajatellut. Työt eivät tulleet uniin enkä niistä vaimonkaan kanssa keskustellut. Omalla tahdolla voi näihin vaikuttaa.

Täydellinen irtautuminen työarjesta kannattaa. Lepoa ja virkistystä tarvitsemme päivittäin, mutta vähintään viikon mittainen irrottautuminen antaa tarpeellista etäisyyttä. Aivot ehtivät latautua ja muutaman tunnin töidenaloituskrapulan jälkeen ne alkavat päästä vireeseen.

Jokainen hakekoon omat keinonsa työarjesta irrottautumiseen. Fyysisen etäisyyden ottaminen helpottaa asiaa, mutta ei ole välttämätöntä. Kotonakin voi viettää aikaa määräämillään uusilla pelisäännöillä: telkkari kiinni, sähköiset vempaimet kiinni. Niiden sijaan vaikka hidasta, tiedostavaa siivousta, kirjan lukemista, lasten kanssa tekemistä, pihatöitä, ulkoilua. Oletko koskaan viettänyt kokonaista lomaviikkoa kotona zen-asenteella? 

Lapin hangilla: vaimo ja ahkio kuvan keskellä

Kuinka monta coachia?

Valmentaja, sparraaja, mentori, life coach, business coach, personal trainer, ohjaaja, x-paatti, terapisti. Tarjolla on monenlaista apua monenlaisiin tarpesiin töissä ja vapaa-ajalla.

Ovatko tarpeet todellisia vai kuviteltuja ja kenen ehdoilla tässä mennään? Sosiaalinen paine synnyttää uusia tarpeita, jolloin niistä tulee todellisia. Ystävällä on personal trainer, kyllä minullakin on oltava.

Lääketieteen puolella puhutaan medikalisaatiosta. Kaikenlaiset poikkeamat keskiarvoista halutaan tulkita sairauksiksi, joita hoidetaan lääkkeillä. Yhdysvalloissa kuulemani mukaan tällaisia ”sairauksia” ovat levottomien jalkojen syndrooma ja persoonan sisäänpäin suuntautuneisuus.

Osin samasta asiasta on kyse myös henkilökohtaisen elämän erilaisten coachien osalla.

Onko meistä tullut reppania, jotka turvautuvat ammattilasen apuun joka asiassa. Eivätkö kaverit ja sukulaiset ole sitä varten, että voidaan keskustellä ja välillä neuvoakin kysyä.

Tuetaan toisiamme oman elämämme aktiivisina toimijoina. Tehdään itse asioita. Välillä erehtyen ja välillä onnistuen. Silloin opimme ja saamme samalla itseluottamusta. Alituinen asiantuntijalta kysyminen tekee meistä epävarmoja ja passiivisia. Annamme sosiaalisen paineen vaikuttaa

liiaksi itseemme.

Kuinka monta coachia oikeasti tarvitset? Jos tunnet niitä tarvitsevasi eri elämänalueilla, mieti mistä on kyse. Seuraatko muita? Mikä on se vaiva tai puute, johon coachia tarvitset? Onko se todellinen? Mitä voit asialla tehdä omin voimin? Käytkö elämässäsi ylikierroksilla, jolloin oikea ratkaisu on hidastaa. Osaatko hidastaa, vai tarvitsetko siihenkin coachia? Mistä elementeistä hyvä elämä koostuu? 

Tee niitä asioita.

Tietoinen läsnäolo (Mindfulness = ZEN-filosofian perusajatukset) on hieno elämänasenne. Sitä voi harjoittaa aivan itse ja se auttaa jaksamaan. Huomasin jutun alan ihmisestä, joka paljastui coachien suurkäyttäjäksi. Mistä mahtaa olla kyse?

Mindful-Flow -elämä

Tietoinen läsnäolo (Mindfulness) on Jon Kabat-Zinnin kehittämä Zen-henkinen tapa suhtautua elämään. Keskeistä on tarkkaavuuden suuntaaminen nykyhetkeen, sekä hyväksyvä ja takertumaton asenne. Mindfulnessissa ei yritetä väkisin poistaa jotain huonoa vaan kehittää kykyä kannatella vaikeitakin asioita lempeyden ja hyväksynnän avulla.

Virtaus (Flow) on psykologi Mihály Csíkszentmihályin mukaan tila, jossa ihminen paneutuu koko kapasiteetillaan keskittyneesti tavoitteelliseen toimintaan sulkien kaiken muun tietoisuudestaan. Optimaalinen flow-kokemus syntyy, kun ihmisen taidot vastaavat käsillä olevaa haastetta ja hän on kiinnostuneesti paneutunut työhön.

Molemmat käsitteet ovat tärkeitä ja tavoiteltavia elämänohjeita.

Rauhoitetaan mieli eikä murehdita asioita silloin, kun ei ole murehtimisen aika. Hyvää tekee välillä ihan vaan olla. Istua saunan jälkeen kuistilla ja katsoa rannan aaltoja. Tai pelkästään istahtaa, pistää silmät kiinni ja hengittää rauhallisesti ajattelematta yhtään mitään muuta kuin sitä, että istuu ja hengittää. Mindfulness on tietoista olemista nykyhetkessä. Menneitä ei kannata murehtia ei myöskään tulevia. Toisaalta voimme tietoisesti ohjata mieltämme muistelemaan kiitollisuudella  kokemiamme asioita ja vastaavasti toiveikkaana edessä olevia asioita. Positiivinen ajattelu antaa  meille voimia samoin kuin tietoinen läsnäolo tässä hetkessä. Tietoinen läsnäolo on olemisen tila.

Pääsemme työssämme parhaiten virtaus-tilaan hyödyntäessämme ominaisvahvuuksiamme. Olemme silloin onnellisimmillamme ja täysin uppoutuneita työhömme, jolloin emme edes huomaa ajan kulua. Virtaus on tekemisen tila.

Tietoinen läsnäolo ja virtaus eivät ole vastakohtia vaan elämän kaksi eri ulottuvuutta.

Levottoman mielen ja  epätyydyttävän työn täyttämä elämä tuottaa ahdistusta, stressia ja kärsimystä. Tietoinen läsnäolo auttaa kestämään epätyydyttävää elämää paremmin.

Toisaalta kiinnostava, mukaansa tempaava työ voi viedä mukanaan.

Haetaan elämän tasapainoa sisällyttämällä siihen tietoista läsnäoloa ja virtausta.

Kutsutaan sitä Mindful-Flow -elämäksi, MF-elämäksi  tai ihan vaan hyväksi elämäksi.

Jaksa ja muuta

Ajanhallinnan toimenpiteet voi jakaa kahteen koriin. Ensimmäisessä ovat ne asiat, joilla selvitään entistä paremmin nykyisessä elämäntilanteessa. Toisessa ovat ne, joilla muutetaan tekemisen sisältöä omassa elämässä ja suhteessa toisiin. Kutsun koreja nimeltä Jaksa ja Muuta.

Viisas ajanhallinta ottaa huomioon molemmat ja hakee tasapainon niiden välille. Käy huonosti,

jos keskittyy vain toiseen.

Aluksi kannattaa kuitenkin pysähtyyä pohtimaan elämäänsä kokonaisuudessaan. Mitkä ovat tämän hetken eniten tuskaa, harmitusta tai negatiivisuutta tuottavia asioita. Mitkä asiat ovat hyvällä mallilla? Ota tyhjä paperi. Jaa se kahtia ja rupea kirjaamaan asioita. Positiiviset toiselle puolelle ja negatiiviset toiselle.

Kumpia tuli enemmän? Mitkä asiat ovat polttavimpia? Mitä voin päättää ja halutessani muuttaa heti? Kun näitä on pohtinut kannattaa nukkua yön yli ja katsoa asiaa uudelleen seuraavana päivänä. Tuntuuko edelleen samalta vai ovatko nyt eri asiat mielessä? Kannattaa nukkua vaikka muutaman kerran yön yli, kunnes listan asiat rupeavat pysymään vakaina.

Positiiviset asiat kannattaa kirjoittaa uudelleen, nyt kauniilla käsialalla, ja tehdä niistä itselleen huoneentaulu tai muistilappu, jonka pitää aina mukanaan.

Haasteelliset asiat siirretään nyt uudelle paperille, joka on jaettu jaksa- ja muuta-osiin.

Jaksamisen toimenpidealueita ovat riittävä uni, positiivinen asenne ja ajattelu, läsnäolo, omien töiden ajallinen priorisointi sekä hyvät ihmissuhteet.

Vastaavasti muuttamisen teemoja ovat työyhteisön työtavat ja vuorovaikutussuhteet, omien töiden sisältö, tehtävien delegointi, vapaa-ajan uudelleen organisointi ja muut elämänmuutokset.

Toimenpiteistä lisää seuraavissa kirjoituksissa.

Vmäinen työ heti aamulla

Eniten rasittavat tekemättömät työt. Varsinkin, jos ne ovat epämiellyttäviä. Ei hirveästi auta vaikka ne on kirjannut to do-listalle kun tietää, että toimeen on jossain vaiheessa ryhdyttävä.

Ensimmäinen helpotuksen hetki tulee siinä vaiheessa, kun pystyy kalenteristaan varaamaan riittävän ajan töiden tekemiselle.

Itselleni epämiellyttävimpien töiden joukon muodostavat hallinnolliset rutiinit, jotka kuitenkin

on pakko tehdä itse. Haaveilen joskus vanhoista hyvistä ajoista, kun oli assistenttia, sihteeriä, talousjohtajaa jne. apuna asioita tekemässä. Silloin pystyi keskittymään johtamiseen. Hyvää siinä oli, että saattoi pysyä mukavuusalueellaan. Huonoa oli se, että jalat olivat irti maasta ja kuva omasta osamisesta sitä myöten hieman epärealistinen.

Vanhojen aikojen kaihoisa muistelu kuitenkin loppuu välittämästi, kun palauttelee mieleensä kaiken korporaatio-touhun, raportointihelvetin, kvarttaalit, politikoinnin, ylitiukat aikataulut, alkoholiongelmaisen esimiehen töppäilyt jne.

Eilen päätin, että tämän aamun varaan rästissä olleille hallintotöille. Aamulla keräsin heti postipinot pöydälle, sortteerasin ne, erotin kiireelliset kiireettömistä, tärkeät vähemmän tärkeistä. Aikaa meni vajaat pari tuntia. Sen jälkeen oli hyvä olla. Oli jälleen kartalla hyvässä ja pahassa, mutta kartalla kuitenkin.

Ohje on siis seuraava:

1.  varaa sopiva aamuaika kalenterista rästitöiden tekemiselle

2.  varaa aikaa riittävästi

3.  päätä, että keskityt vain ja ainoastaan päättämiisi asioihin

4.  mene töihin aikaisin positiivisena ja määrätietoisena

5.  käy asioiden kimppuun heti ja hoida ne niin pitkälle kuin on järkevää.

Nauti työsi tuloksista hetki ennen kuin siirryt muihin asioihin.

Miten näistä saa kalat irti?

Aika ja mä

Elämä on ennakoimatonta ja yllätyksellistä, siksi myös niin hienoa.

Omasta työurastani kului aikanaan reilut 20 vuotta suurissa yrityksissä. Sinä aikana vakuutuin, että elämällä on minulle muutakin tarjottavaa. Sain tarpeekseni tekemisteni ulkopuolelta ohjauksesta. Sain myös tarpeekseni suurille yrityksille tyypillisestä tavasta keskittää järjenkäyttöä.

Varhaisinakin ruuhkavuosina pidin kiinni parista ajanhallinnan periaatteesta itseäni suojatakseni. Vaikka työpäivät olivat pitkiä, rauhoitin aina viikonloput. Lisäksi lomat pidettiin ajallaan. Järkevät työtavat ja töiden priorisointi olivat kyllä usein hukassa.

Vuonna 2002 ryhdyin yrittäjäksi. Työtä on edelleen ollut liiaksikin. Oma vika, kun on näppinsä moneen asiaan laittanut. Olen kuitenkin oppinut asioiden aktiivista unohtamista tai oikeammin sanottuna sivuun siirtämistä, kunnes ne sopivan hetken tullen hoidan.

Vuosien myötä olen tajunnut,  että aika on elämämme tärkein asia ja samalla ainoa resurssi,

jota meillä kaikilla on. Aikaa itseään emme tosin voi hallita. Voimme kuitenkin päättää, mihin

sen käytämme.

Ajanhallinta on nykyajan suurimpia haasteita. Olemme aivan liian ulkoa ohjattuja. Sitä ei pää kestä loputtomiin. Ajanhallintaa opetetaan ja valmennetaan monin tavoin. Esimerkiksi mindfulness on muodissa. Se on hyvä työkalu, mutta ei yksin lähellekkään riittävä. Tarvitsemme järeämpää ja kokonaisvaltaisempaa otetta. Viisas ajanhallinta on viisasta elämän hallintaa työssä, vapaalla ja levossa.

Vasemmalla ajanhallinnan kouluttaja vuonna 1960

Priorisointia

Yksi tapa priorisoida töitä on tehdä ne sisääntulojärjestyksessä. Tämä on järkevää ainoastaan silloin, kun saa kaikki työt tehtyä saman päivän aikana. Eikä se ole järkevää silloinkaan, koska jotkut työt ovat väistämättä kiireellisempia kuin toiset. Jos taas tekee pelkästään kiireellisiä töitä, jäävät tärkeät asiat tekemättä. Soppa tästä näin syntyy.

Kiireelliset työt voivat olla tärkeitä tai sitten eivät. Tärkeät työt voivat olla kiireellisia tai sitten eivät.

Pohditaan priorisointia nyt arvon ja hyödyn näkökulmista. Arvottajana voi toimia itse tai työnantaja. Hyvä lopputulos saavutetaan, jos molempien intressit tulevat huomioiduksi.

Koska et itse maksa palkkaasi, on tärkeää tietää tehtävän arvo työnantajallesi. Kuuluuko tehtävä työyhteisösi tekemisen ytimeen? Palveleeko se keskeisiä tavoitteita vai onko se yhdentekevä, jotain siltä väliltä tai jopa vahingollinen?

Toisen näkökulman saa pohtimalla tehtävän suorittamisen ajallista näkökulmaa. Onko minun tehtävä asia heti, tänään vai muun ajan salliessa? Voinko jättää sen kokonaan tekemättä?

Kolmas näkökulma on tehtävän suhde omaan hyötyyn, rahalliseen tai työiloon liittyvään.

Kuuluuko tehtävä oman työn parhaisiiin puoliin, onko se nautinnollista, neutraalia, rasittavaa vai täysin vastenmielistä?

Neljänneksi voi pohtia tehtävän suorittajaa. Onko kyse asiasta, jonka ainoastaan itse voi tehdä?

Onko muita, jotka hallitsevat asian yhtä hyvin? On asioita jotka on helppo delegoida. Toisten delegointi vaatii vaivannäköä. On myös tehtäviä, joita kenenkään ei kannata tehdä.

Jos sinulla on aidosti liikaa töitä, pyrit niitä todennäköisesti muille delegoimaan. Jos sinulla on niitä liian vähän ja pelkäät työpaikkasi puolesta toimit todennäköisesti eri tavalla. Uskallatko olla itsellesi rehellinen? Uskallatko olla työnantajallesi rehellinen? 

Ei kiire mihinkään