Ylösalas viikonloppu

Rutiineista kannattaa pitää kiinni, sillä ne luovat jatkuvuutta ja turvallisuutta. Välillä on kuitenkin hyvä irrottautua ja yllättää. 

Voit tulla uusien polkujen risteykseen vain lähdettyäsi liikkeelle uuteen suuntaan.

Viikonloppu tarkoittaa aikaa töiden loppumisesta perjantaina aina maanantaiaamun heräämiseen asti - reilut kaksi ja puoli vuorokautta. Aika kannattaa rauhoittaa kaikelle muulle paitsi työlle. Ei sähköposteja, ei rästitöiden tekemista lauantai-iltapäivällä, eikä maanantain valmistelua sunnuntaina.

Käännetään viikonloppu ylös alaisin. Tehdään päinvastoin kuin yleensä, kuten päiväkodin nurinkurin-päivänä.

Jos tavallisesti omat tai lasten harrastukset täyttävät viikonlopun - voidaan ne jättää tällä kertaa väliin. Ilmoittaudutaan sairaiksi ja vietetään sen sijaan aikaa yhdessä.

Korvataan telkkari kirjalla tai kirja telkkarilla.

Mikäli viikonloppuun kuuluu hyvä pullo viiniä - jätetään se väliin tällä kertaa.  Ostetaan sen sijaan kossua tai mieluummin tutustutaan vihreään teehen.

Mennään teatteriin, jos siellä ei tule käytyä. Oletko muuten tutustunut kotipaikkasi kaikkiin museoihin?

Aktiiviset älkööt tehkö mitään. Kerrankin on lupa syödä jääkaapista vanhoja ruokia ja kaivella pakastinta.

Löhöilijät sen sijaan pakatkoon reppuun eväitä ja menkööt ulos pitkälle retkelle nauttimaan alkukevään luonnosta.

Tehdään ystävien kanssa jotain mukavaa tai jätetään tekemättä, mikäli ystävät normaalisti täyttävät viikonlopun.

Käydään tervehtimässä vanhaa sukulaista tai jätetään kerrankin sukulaiset väliin.

Myönnän itse jo toimineeni alustavasti vanhalla kaavalla. Kävin aamulla ostamassa villiä siikaa torilta. Mutta jotain vielä keksitään ... muistellaan vaikka Pori Jazzin kesäisiä tunnelmia.

Heräsin aamulla ideoihin

Työpäivä oli pitkä. Lähdin toimistolta vasta yhdeksän jälkeen. Kävin syömässä kebabin ja silmäilin kaikessa rauhassa iltapäivälehden läpi. Sitten kotiin iltatoimille ja nukkumaan. Edes kirjaa en jaksanut avata. Huomisesta tulee mukava päivä - se on varattu suunnittelutyöhön, eikä kalenterissa ole yhtään sovittua tapaamista. En laita edes kelloa herättämään. Nukahdan puoli kahdentoista aikaan.

Seuraavana päivänä herään kello 7.11. Olen nukkunut hyvin. Päässä pyörii useita ajatuksia. Kiiruhdan kirjaamaan pari niistä muistilapulle ennen kuin ne unohtuvat. Sitten takaisin sänkyyn. Eihän kello ole vielä paljoakaan. Uni ei kuitenkaan enää tule ja olo tuntuu virkeältä. Uusia ajatuksia tulee edelleen mieleen. Kirjaan taas muutaman ajatuksen. Kello on nyt puoli kahdeksan ja soitan vaimolleni innoissani.

Tämä ei ihan mennyt kolme kertaa kahdeksan –periaatteella. Eilen olin töissä kolmetoista tuntia ja vapaata jäi ainostaan muutama tunti. Ei se mitään, sillä viikonloppu on jo lähellä. Lisäksi yöuni oli hyvää, sikeää ja rauhallista. Nukuin melkein kahdeksan tuntia.

Ymmärryksemme aivojen toiminnasta on huimasti lisääntynyt viime vuosien aikana. Aivomme eivät yöllä ole toimettomat, vaan työskentelevät aktiivisesti yhdistäen tietoa uusin tavoin. Riittävä uni on tärkeää. Ennen tärkeitä päätöksiä kannattaa nukkua erityisen hyvin. Välillä asioden on hyvä jäädä alitajuntaan hautumaan - niin taisin eilen tehdä.

Paljonko mahtuu päivään

Jokainen aloittamamme tehtävä vaati alkuun mieliin palauttamista, valmistelua ja suunnittelua. Jos katkos tulee tämän ns. henkisen asetteluajan aikana, emme saa mitään aikaan. Joskus myöhemmin sitten taas asiaan palaamme ja rupeamme mieliin palauttamaan.

Pahimmillaan päivä valuu työtulosten näkökulmasta hukkaan. Olemme sähläämisloukussa ehkä omasta syystä tai jatkuvien ulkoisten keskeytysten takia.

Parasta on tehdä asiat yksi kerrallaan valmiiksi. Harvoin se onnistuu, mutta kannattaa yrittää. Suunnittelu ja työtehtävien priorisointi auttavat.

S-käyrä kuvaa työn tuloksen ja siihen käytetyn ajan suhdetta. Jos tehdään edellä kuvatulla tavalla liian vähän, ei saada mitään aikaan. Liikaa ei kannata ruveta hifistelemään, koska jossain vaiheessa alkaa päteä taloustieteestä tuttu alenevien rajahyötyjen laki.

Työmme ovat erilaisia. Suunnittelijalla päivään saisi mahtua vain yhden asian tekemistä. Asiakaspalvelijalla

työ koostuu lyhyistä pätkistä. Kannattaa pohtia mikä on omassa työssä järjellinen määrä erilaisia päivittäisiä tehtäviä. Kannattaa myös miettiä, miten vaikutamme muiden ihmisten työhön. Pidetään varamme, että emme itse ole se häiriötekijä.

Nykyajan riistäjä

Kaverit ovat päättäneet tavata baarissa. Juomat on haettu ja alkaa seurustelu. Jokainen  näplää syventyneenä omaa älypuhelintaan. Tsekkaillaan viimeisimmät päivitykset, viestitellään, pelataan tai surffataan muuten vaan. Ollaan omassa todellisuudessa. Kukaan fyysisesti läsnä oleva ei ole oikeasti läsnä. Paitsi ehkä yksi. Hän on porukan ainoa  näpläämätön. Hän haluaa jutella kavereiden kanssa. Muut toteavat älykännyköiden olevan tätä päivää, jota se yksi ei vaan tajua. Keskustelu jää siihen.

Älypuhelimet ovat hieno asia. Niin on hyvä pullo raikasta itävaltalaista Grüner Veltiner -viiniäkin. Jos pullollisen juo silloin tällöin, tulee hyvälle tuulelle. Jos päivittäin juo kaksi pulloa on alkoholisti, alkoholiin addiktoitunut. Älypuhelimella löytää tietoa nopeasti ja voi viestitellä vaivattomasti. Maailma on kämmenellä. Jos puhelimen kanssa touhuaa jatkuvasti, syntyy addiktio, riippuvuussuhde, hurahtaa. Rupeaa palvomaan puhelintaan. Siltä se ainakin sivullisesta näyttää.

Riistäminen on jonkun ulkopuolisen tahon sinuun kohdistamaa hyväksikäyttöä. Korruptoitunut hallinto riistää kansalaisiaan. Huono työnantaja riiistää sinua. Entä jos riistää itse itseään

huomaamattaan.

Aamulla kuuntelin radiossa puhetta poliitikkojen käytöksestä. Eduskunnan puhemies on puuttunut kännyköiden käyttöön istunnoissa. Yksi keskustelun henkilö puolusti poliitikkoja todeten kännyköiden näpläämiisen nyt vaan olevan nykyaikaa ja eduskunnan puhemiehen olevan kivikaudelta.

Uusinkin aivotutkimus on osoittanut meidän olevan kyvyttömiä useiden asioiden yhtäaikaiseen käsittelyyn. Uuvumme, kun rasitamme työmuistiamme samanaikaisilla tehtävillä. Valmista ei tule ja rupeamme sähläämään. Kannattaa siis tehdä yhtä asiaa kerrallaan ja mielellään valmiiksi.

Hyvät kansanedustajat. Näpelöikää kännyköitänne, mikäli niillä teette eduskunnan täysistuntoon kuuluvia töitä. Muussa tapauksessa pistäkää kännykät kiinni tai jääkää istunnosta pois.

Ajanhallinnan kouluttajana pohdin aikaa ja sen järkevää käyttämistä. Teen valintoja, joiden kanssa pystyn itse elämään. Yksi valintani on ollut pitäytyä vanhassa uskollisessa palvelijassani, jonka lataus kestää viikon ja jolla voi aina soittaa ja ottaa puheluita vastaan. Nokialaisen mallia en tiedä, mutta asiaan vihkiytyneet ehkä kuvasta tunnistavat. Oma puhelimeni on siis kuvassa se musta taaempana. Etualalla on nykyajan riiston välikappale.

Kolme kertaa kahdeksan

Vuorokaudessa on 24 tuntia. Luku on tasan jaollinen kolmella. Meidän kannattaa jakaa vuorokausi kolmeen saman mittaiseen osaan: uneen, työhön ja vapaa-aikaan. Näin ainakin keskimäärin. Menköön tasainen rytmi viikonloppuna tai jostain muusta hyvästä syystä välillä sekaisin. Vaihtelu virkistää. Pitkän aikavälin jaksamisen kuitenkin varmistamme 8 + 8 + 8 -säännöllä.

Työ saattaa maistua niin hyvältä, että se vie mukanaan huomaamatta. Se voi olla  niin kiireistä, ettei kahdeksan tuntia millään riitä ja työt seuraavat kotiin ja vapaa-ajalle. Molempiin liittyvät samat vaarat. Jos teet töitä vapaaehtoisesti ja pitkäaikaisesti reilusti yli kahdeksan tuntia menetät luovuutesi ja uuvut lopulta. Jos työsi pakottaa sinut tekemään ylipitkä päiviä, puhu työnantajallesi. Jos olet yrittäjä käy vuoropuhelua itsesi tai lähimmäisesi kanssa.

Parhaat työhön liittyvät ideat muhivat nukkuessa ja vapaa-ajalla. Niitä et saa töissä. Työpäivän rajoittaminen keskimäärin kahdeksaan tuntiin siis ei ole laiskuutta vaan siihen liittyy syvällinen ymmärrys aivojen toiminnasta ja tuottavuuden lähteistä.

Unen tarve on aikuisilla tyypillisesti kahdeksan tuntia. Jotkut tarvitsevat kymmenen ja jotkut, erittäin harvat, tulevat toimeen viidellä. Kannattaa kuunnella itseään. Kuinka pitkän unen jälkeen heräät virkeänä? Jos et tee vuorotyötä, kannattaa nukkua yöllä.

Joillain harvoilla meistä voivat työ ja vapaa-aika mennä täysin sekaisin ja asiat siitä huolimatta toimia, niin ainakin kuulen joskus väitettävän. Mieleen tulevat erityisen luovaa työtä tekevät. Itse en tähän usko. Aivomme ajautuvat ylikierroksille, mikäli emme riittävästi saa työstä vapaata valveillaoloaikaa. Kuusitoista tuntia työtä putkeen vievät varmuudella yöunetkin.

Suurin vapaa-ajan ongelma on suorittaminen. Suoritetaan töissä ja suoritetaan vapaa-ajalla. Täytettään kalenteri omilla ja lasten harrastuksilla, kavereilla, siivotaan liian usein, stressataan, jäädään roikkumaan someen tai telkkarin ääreen. Vapaa-aikaa ei kannata suunnitella. Tehdään asioita, jotka tuntuvat hyvältä tai ei tehdä mitään. Nautitaan vapaudestamme tai ainakin sen tunteesta.

Ydintehtävät

Työelämän ajanhallinnan pohtiminen on hyvä aloittaa työstä. Tavoite on löytää enemmän aikaa tärkeille asioille ja vastaavasti jättää vähemmän tärkeät vähemmälle.

Työ voidaan jakaa kahteen ryhmään, tai kolmeen jos hieman hifistellään. Jäljille päästään työyhteisön olemassa olon tarkoituksen kautta. Mitä varten olemme olemassa? Ketä työllämme palvelemme, keitä se hyödyttää? Mitä meiltä odotetaan ja mistä ollaan valmiit maksamaan? Mikään työyhteisö, yritys, hallintovirasto, kuntaorgansiaatio jne. ei ole olemassa itseään varten. Jos niin kuvitellaan on loppu lähellä tai ainakin rahat loppu.

Työyhteisön perimmäisen tehtävän vaatimat työt ovat ydintehtäviä. Tarkennuksena on vielä se, että niiden suorittaminen hyödyttää suoraan työyhteisön asiakasta, joka laskun maksaa ja on valmis maksamaan.

Ydintehtävien lisäksi on tukevia tehtäviä. Niiden hyötyvaikutus asiakkaalle on välillinen ja tapahtuu ydintehtävien kautta. Tukitehtävistä asiakas ei halua maksaa.

Ydintehtävät ja tukitehtävät ovat siis työyhteisön oman toiminnan kannalta hyödyllisiä.

Niitä voi ja kannattaa kehittää edelleen, hakea selkeitä ja yksinkertaisia toimintamalleja. Ihmisten osaaminen ja motivaatio on varmistettava kouluttamalla, valmentamalla ja johtamalla heitä.

Edellisten lisäksi on olemssa turhaa, arvoa tuottamatonta työtä, jota syystä tai toisesta tehdään. Turha tekeminen syntyy laaduttomuudesta, osaamattomuudesta, huonoista prosesseista, odottelusta jne.

Viisas ajanhallinta -koulutuksissa olemme tunnistaneet toistaiseksi yli kaksikymmentä aikavarasta. Ne auttavat turhan työn jäljille. Prosessi- ja Lean-ajattelu ovat myös avuksi.

Niistä myöhemmin.

Selvitysteni mukaan luokkaa 45 % työajastamme kuluu tarpeellisiin tehtäviin ja 55% turhiin tehtäviin. Kun muistetaan, että tarpeellisiakin tehtäviä voi ja pitää kehittä edelleen ja turhista on päästävä eroon kokonaan, on meillä erittäin suuret mahdollisuudet parantaa työtämme ja sitä kautta myös elämäämme. Toinen puoli asiasta on, että työ on oikeasti tehtävä ja se vaatii aikaa, energiaa ja sitkoa.

Viisas ajanhallinta

Viisas ajanhallinta on avain parempaan elämään. Viisas ajanhallinta alkaa tosiasioiden tunnistamisesta. Paljonko meillä on aikaa ja mihin haluamme sen käyttää? Voimmeko itse päättää ajankäytöstämme vai ohjaako joku muu meitä? Mitkä asiat elämässämme ovat aikavarkaita? Näitä pohdin Ajattele itse –blogissani viime maaliskuun alussa.

Aika ei ole minua jättänyt rauhaan. Ajan riittämättömyys on tänä päivänä meitä kaikkia

yhdistävä perusongelma. Kouluttajana olen päässyt näkemään, että samat asiat nousevat esiin teetpä työksesi mitä tahansa. Asialla voi onneksi tehdä jotain. Sille voi tehdä itse asiassa hyvin paljonkin.

Viisas ajanhallinta on kuin viisas painonhallinta. Pitää tehdä elämäntapamuutos, mikäli haluaa saada tuloksia aikaan. Muutetaan asioita yksi kerrallaan niin hyvä tulee.

Ihan tarkkaan ottaen aikaa ei voi edes hallita. Sitä on vuorokaudessa käytettävissä 24 tuntia teemmepä mitä tahansa. Mutta tekemistämme voimme hallita. Ajan hallinta on tekojemme hallintaa ja sitä kautta elämän hallintaa. Aika on oikeastaan ainoa henkilökohtainen resurssimme. Se on elämämme keskiössä koko ajan. Kaikki kytkeytyy aikaan. Joskus aikamme loppuu.

Tässä blogissa käsittelen työelämän ajanhallinnan lisäksi aikaa eri näkökulmista.

Teemoja ovat aika ja työelämä, vapaa-aika ja lepo ja ajan suhde ihmiseenn. Pohdin

lisäksi erilaisia ajan syklejä ja ajan syvällistä olemusta.

Viisasta ajanhallintaa tarvitsemme kaikki voidaksemme paremmin ja ollaksemme työhömme, elämäämme ja itseemme tyytyväisempiä.