Ydintehtävät

Työelämän ajanhallinnan pohtiminen on hyvä aloittaa työstä. Tavoite on löytää enemmän aikaa tärkeille asioille ja vastaavasti jättää vähemmän tärkeät vähemmälle.

Työ voidaan jakaa kahteen ryhmään, tai kolmeen jos hieman hifistellään. Jäljille päästään työyhteisön olemassa olon tarkoituksen kautta. Mitä varten olemme olemassa? Ketä työllämme palvelemme, keitä se hyödyttää? Mitä meiltä odotetaan ja mistä ollaan valmiit maksamaan? Mikään työyhteisö, yritys, hallintovirasto, kuntaorgansiaatio jne. ei ole olemassa itseään varten. Jos niin kuvitellaan on loppu lähellä tai ainakin rahat loppu.

Työyhteisön perimmäisen tehtävän vaatimat työt ovat ydintehtäviä. Tarkennuksena on vielä se, että niiden suorittaminen hyödyttää suoraan työyhteisön asiakasta, joka laskun maksaa ja on valmis maksamaan.

Ydintehtävien lisäksi on tukevia tehtäviä. Niiden hyötyvaikutus asiakkaalle on välillinen ja tapahtuu ydintehtävien kautta. Tukitehtävistä asiakas ei halua maksaa.

Ydintehtävät ja tukitehtävät ovat siis työyhteisön oman toiminnan kannalta hyödyllisiä.

Niitä voi ja kannattaa kehittää edelleen, hakea selkeitä ja yksinkertaisia toimintamalleja. Ihmisten osaaminen ja motivaatio on varmistettava kouluttamalla, valmentamalla ja johtamalla heitä.

Edellisten lisäksi on olemssa turhaa, arvoa tuottamatonta työtä, jota syystä tai toisesta tehdään. Turha tekeminen syntyy laaduttomuudesta, osaamattomuudesta, huonoista prosesseista, odottelusta jne.

Viisas ajanhallinta -koulutuksissa olemme tunnistaneet toistaiseksi yli kaksikymmentä aikavarasta. Ne auttavat turhan työn jäljille. Prosessi- ja Lean-ajattelu ovat myös avuksi.

Niistä myöhemmin.

Selvitysteni mukaan luokkaa 45 % työajastamme kuluu tarpeellisiin tehtäviin ja 55% turhiin tehtäviin. Kun muistetaan, että tarpeellisiakin tehtäviä voi ja pitää kehittä edelleen ja turhista on päästävä eroon kokonaan, on meillä erittäin suuret mahdollisuudet parantaa työtämme ja sitä kautta myös elämäämme. Toinen puoli asiasta on, että työ on oikeasti tehtävä ja se vaatii aikaa, energiaa ja sitkoa.