Paljon turhaa työtä

Tämä lienee kymmenes – tai ainakin aika mones – kerta, kun blogissani mainitsen tämän. Työajastamme keskimäärin 60% kuluu muuhun kuin pitäisi. Jollain vain 20%, mutta toisilla yli 80%.

Eräässä suuressa yrityksessä huippuesimerkkinä kerrottiin sairauspoissaolojen tiputtamista 8 prosentista puoleen erityisen hyvän työterveyshuollon avulla. Säästöä siis saatiin 4 prosenttiyksikköä.

Jos ”hukkatyöajastamme” saamme vastaavasti hävitettyä puolet, nousee ydintehtäväosuutemme neljästäkymmenestä prosentista seitsemäänkymmeneen eli kasvua saavutetaan 75%. Väitän, että tämä kertoo jotain myös tuottavuutemme nostopotentiaalista.

Ajatellaan vielä tekemäämme turhaa työtä omasta ja työnantajamme näkökulmasta.

Keskiverto ihminen käyttää työaikaansa kymmenessä vuodessa turhaan9 000 tuntia. Sanotaan, että mestariksi tuleminen asiassa kuin asiassa vaatii aikaamme suuruusluokkaa 10 000 tuntia. Lähellä ollaan sitä. En vaan tiedä minkä lajin mestariksi tullaan hukkaamalla 9 000 tuntia.

Vuodessa on 8 760 tuntia. Yhdeksäntuhatta tuntia siis vastaa vuotta kiven sisässä. Työaikana se vastaa tietysti kuutta työvuotta. Ja sitten päälle tulee vielä se kaikki turhautuminen ja harmitus siitä, kun asiat eivät oikein suju.

Työnantaja näkee saman asian huonona kokonaistuottavuutena ja kilpailukykynä,

kehnona työilmapiirinä, työuupumuksena ja sairauseläkkeinä. Eivät työpaikat näin ainakaan lisäänny.

Tässä kolmen kohdan ohjelma, jolla tilanteen korjaamisessa pääsee hyvään vauhtiin.

1. varmistetaan, että kaikki tuntevat järkevän ajankäytön perusperiaatteet

2. sovitaan selkeät työyhteisön pelisäännöt, jotka tukevat järkevää työn tekemistä

3. valmennetaan esimiehet itsensä lisäksi johtamaan tuottavasti myös alaisiaan

Asiaa auttaa vielä yhden asian hoksaaminen. Liika kiire tappaa tuottavuuden. Se ei ole normaali olotila, jolle ei muka mitään mahda. Pikemminkin se on vahva signaali siitä, että hommat eivät ole oikein hanskassa – joskus ehkä myös tekosyy tai keino yrittää antaa itsestään tärkeä vaikutelma.

Tapetaan kiire ja tehdään järkityötä

Juha Wiskari on kirjoittanut kirjan nimeltään Kiireentappoase. En ole sitä lukenut, vaikka kädessäni kylläkin pitänyt ja selaillut. Kirjan ajatukset vaikuttavat hyvin järkeviltä. Olisiko niin, että paljolti samoihin lopputulemiin päätyy, kun työtä ja elämää on tarpeeksi nähnyt.

Kiireeseen saattaa jäädä koukkuun eli addiktoitua. Kannattaa siis pysähtyä, pyysäähtyä, ja arvioida omaa tilannetta.  Elämän ja tekemisten puntarointiin tulee varata riittävästi aikaa. Pohdi siis nykyisen elämäsi mielekkyyttä ja pohjan pitävyyttä.

Hyödynnä tietoisen ajattelun lisäksi myös tiedostamatonta. Nosta asioita mieleen, pohdi niitä ja anna painua takaisin tiedostamattomalle puolelle. Kirjaa asioita paperille. Nuku yön yli tai palaa asiaan seuraavalla viikolla.

Kiire ei ole puolustus. Oikeastaan se paljastaa, että asiat eivät ole omassa hallinnassa. 

Vanha sanonta kuuluu: muuta asioita, jos siltä tuntuu. Jos et muuta, älä myöskään valita.

Kiireestä kyllä pääsee eroon monella tapaa. Sen voi ainakin tappaa, taltuttaa, kesyttää tai päästää ohi.

Ajattele, että elämäsi on tilkkutäkki, jota kannat mukanasi. Täkki on jo vanha, täynnä tilkkuja ja painaa hirveästi. Ennen kuin lisää uusia tilkkuja, on tärkeää poistaa vanhoja rankalla kädellä.

Kiireen tappaminen mahdollistaa järkityön eli oikeiden asioiden tekemisen järkevästi. Oikeat asiat liittyvät työyhteisön perustehtävän toteuttamiseen. Ydintehtäviksi niitä myös kutsutaan. Järkevä tekeminen tarkoittaa, että asioille varataan riittävästi aikaa, käytetään sopivia työtapoja ja tehdään mielellään yksi kerrallaan valmiiksi. Se on tutkitusti tuottavin tapa tehdä töitä.

Tuottavuuden nollaa väärien asioiden tekeminen ja oikeidenkin asioiden tekeminen väärin. Kumpi tahansa. Silloin ei oikeasti palkkaansa ansaitse.

Tässä vielä kiireen tappamisen vinkkilista:

•                     Pysähdy, rauhoitu, mieti ja tiedosta missä mennään.

•                     Jos asiat ovat hyvin, jatka entisellään.

•                     Jos päätät muuttaa elämääsi, rupea raivaamaan tilaa tärkeille asioille.

•                     Vain itse pystyt päättämään, mikä on tärkeää.

•                     Päätä, mitä jätät jatkossa tekemättä ja mitä teet nykyistä enemmän.

•                     Elämä on myös jatkuvaa luopumista – alusta loppuun saakka.

•                     Tule Viisas ajanhallinta –koulukseen tai hanki sellainen tiimillesi.

Kiireen tappaja työssään

Liian kiire ajanhallintakoulutukseen

Me ihmiset ollaan välillä aika hauskoja. Aina sitä ei edes itse huomata.

Viisas ajanhallinta –koulutuksillani haetaan ja löydetään konkreettisia keinoja tuottavuuden nostamiseen. Jujuna on löytää enemmän aikaa tärkeille asioille ja vastaavasti jättää vähemmälle niitä ei tärkeitä. Säheltämisen määrää vähennetään tekemällä työtä järkevinä kokonaisuuksia. Järkityöllä tuottavuutta kuvaa asiaa hyvin. Niin, ja lopputuloksena myös (työ)hyvinvointi lisääntyy.

Laitoin tietoa Viisas ajanhallinta -koulutuksista hiljattain joillekin ihmisille.

Pari esimerkkiä siitä, miten voidaan ilmaista, ettei koulutus nyt kiinnosta – vaikka tarve olisi suuri.

”Lomalta paluun jälkeinen aika on ollut aika hektistä ja sähköpostia on vielä purkamatta jonkun verran ....” Tämä siis muutama viikko lomien jälkeen.

”Nyt on ollut tosi kiire koko syksy, vähän joka puolella. Itsekin olen ollut 2 viikkoa töissä suurin piirtein 24/7”.

Miten sitä saisi ihmiset pysähtymään edes hetkeksi ja hokaamaan, milloin apua on tarjolla.

Ehkä rupean käyttämään seuraavaa slogania: ”Kun et millään ehdi, tule Juhan Viisas ajanhallinta –koulutukseen. Juha tappaa kiireen”.

Hienosti sanottu on seuraava isoäidin viisaus: jos on kova kiire, istahda ja päästä kiire ohi.

Marakattikin tietää, että liika kiire on pahasta

Toiminnallinen viisaus

Viisaan ajanhallinnan lukijoidenkin kannattaa käydä Ajattele itse -blogissa tutustumassa kirjoitukseeni Toiminnallinen viisaus ...

Opitaan sanomaan ei

Yhdessä koulutuksessani kuulin tarinan höpöttävästä, mutta muuten mukavasta kollegasta. Hänellä oli tapana tulla tarinaa kertoneen henkilön työpisteeseen aamukahdeksalta ja viipyä siinä jopa usean tunnin ajan. Kertoja ei kehdannut asiasta höpöttäjälle kertoa, vaan rupesi tulemaan töihin jo kuuden jälkeen, että edes silloin saisi rauhassa tehdä töitä. Ryhmämme oli yksimielinen, että päätös oli huono.

Mitä siis olisi pitänyt tehdä? Sanoa ei kohteliaasti, päättäväisesti ja toista loukkaamatta. Vaikka tyyliin: Pirkko (nimi muutettu), kanssasi on mukava jutella, mutta työt painavat ja se stressaa minua. Jutellaan paremmalla ajalla ja mennään joku päivä töiden jälkeen vaikka X:lle. Jos höpöttäjä tuosta loukkaantuu, on se selvästi hänen ongelmansa. Todennäköistä on, että hän asian kerrasta ymmärtää, jollei satu kuulumaan tuplavaikeiden harvaan joukkoon. He ovat niitä, jotka eivät kykene ottamaan palautetta vastaan.

Ein sanominen tuntuu välillä vaikealta. Tosin on myös ihmisiä, jotka eillä tapaavat puheensa aloittaa. Nyt ei puhuta kuitenkaan heistä.

Ein pelko on pelkoa kohdata toisen reaktio. Vaikein tilanne on juuri ennen omaa ei-päätöstä. Asian sanominen helpottaa. Pitää kuitenkin olla valmis perustelemaan kantaansa. Pelkkä ”ei” ei riitä. ”En nyt millään ehdi, koska pitää tehdä ensin asiat a, b ja c” -toimii. Jos pyytäjä on oma pomo, voi tietysti keskustella myös prioriteeteista. Meneekö pyyntö asioiden abc edelle vai johonkin väliin.

Tyylillä on väliä. Pitää sanoa asiasta ja minä-muodossa. Ei saa loukata toista henkilönä. On eroa sanoa toista typeräksi tai todeta hänen käytöksensä loukkaavan sinua.

Ei on suojasana. Jos aina sanoo kyllä, joutuu umpikujaan. Parempi on hieman aliluvata ja ylisuorittaa kuin päin vastoin.

Ein voi myös pehmentää. En ehdi nyt, mutta teen tämän perjantaihin mennessä on parempi kuin luvata ja jättää tekemättä.

Joskus hiljaisuus tulkitaan myöntymiseksi. Kannattaa siis olla tarkka ja selväkielinen ettei synnytä väärinkäsityksiä. 

Ei on tärkeä sana matkalla kohti viisasta ajanhallintaa.

Kaksi tunturikihun munaa: 2 x Ei = Eier (auf Deutsch)

Järkityöllä tuottavuutta

Kokosin kesällä keskeiset ajanhallinan kokemukseni kirjoitukseksi, jonka Kauppalehti julkaisi elokuussa otsikolla ”Suomi nousuun järkityöllä”. Alkuperäisessä otsikossani käytin ilmaisua ”... tekemällä enemmän tärkeitä asioita”. Siitä tässä on kysymys, mutta kiitos toimittajan oivalluksen neljä sanaa kiteytyi järkityöksi.

Ajanhalintaa koulutetaan monestä näkökulmasta ja monin eväin. Omani perustuu toiminnan, organisaatioiden ja ihmisten laaja-alaiseen ymmärrykseen ja siihen, että ajanhallinta on tuottavuutemme  keskeinen tekijä. Hienotkin strategiat, suunnitelmat ja johtamisopit valuvat hukkaan, jollemme saa käytännön tekemistämme järkeväksi.

Keskimäärin kuusikymmentä prosenttia työajastamme kuluu muuhun kuin pitäisi. Kuinka pitkälle pärjäämme jatkossa neljälläkymmenellä prosentilla? Mitä saavutamme, jos pystymme ydintehtäviimme käytettävän ajan nostamaan neljästäkymmenestä tuplaksi?

Ydintehtävien rinnalle saamme toisen näkökulman pohtimalla vaikutusmahdollisuuksia työhömme. Ne liittyvät suoritusaikaan, -paikkaan, työtapoihin ja itsenäisyyteen. Pahimmillaan olemme täysin ulkoa ohjautuvia ja parhaimmillaan voimme itse valtasosin vaikuttaa sekä ydintehtäviemme että muiden tehtäviemme suorittamiseen.

Edellisten yhdistelmän olen nimennyt Koskisen työikkunaksi.

Suuret muutokset lähtevät  liikkeelle tärkeyden tiedostamisesta, uskosta kykyyn muuttaa asioita ja hyvien tulosten mukanaan tuomasta vahvistavasta innostuksesta.

Uudistetuissa Ajantiedon Viisas ajanhallinta –koulutuksissa käydään konkreettisten asioiden kimppuun. Liikkeelle lähdetään ydintehtävistä, nykyisestä ajankäytöstä sekä hyvistä tavoitteista. Työn mielekkyyden ja tuottavuuden parannuskeinoja käydään läpi osioissa Järkityöllä tuottavuutta omaan toimintaan sekä Järkityöllä tuottavuutta työyhteisöön. Asiat vedetään lopuksi pakettiin käsittelemällä hyvän työelämän rakentamista ja jatkotoimenpiteitä – omia ja työyhteisön.

Lupaukseni on, että Viisas ajanhallinta –koulutus on helpoin ja paras investointi tuottavuuteen. Koulutus maksaa itsensä takaisin jo yhdenkin oivalluksen ja sovitun toimenpiteen avulla. Samalla kun löydämme enemmän aikaa tärkeään, paranee tuottavuuden lisäksi myös hyvinvointimme.

Energiaa syksyyn

Syksy on nyt, vaikka ulkona on vielä kesäisen lämmintä. Elokuun lomaltapaluun pehmo-ohjeiden aika on ohi. On aika paiskia töitä tosissaan. Joulu tulee pian ja sitten on taas uusi vuosi edessä. Työpäivä jouluun on nyt noin 75.

Tässä tusina vinkkejä. Aloita ensimmäisellä kolmella. Tee sitten kohdat 4 – 9 ja lopuksi kohdat 

10 – 12. Onnea matkaan.

1.   Listaa mieleesi tulevat elämäsi tekemättömät työt

2.   Valitse ne, jotka kykenet hoitamaan seuraavan kolmen viikon aikana

3.   Jätä loput varastoon eli ulkoista ne ja palaa niihin kolmen viikon lähestyessä loppuaan

4.   Seuraa, mihin aikasi kuluu kirjaamalla tekemisesi ylös tunnin tarkkuudella kolmelta päivältä

5.   Päätä mistä kolmesta asista haluat päästä syksyn aikana eroon

6.   Päätä mitkä kolme asiaa saat valmiiksi ennen joulua

7.   Päätä miten koulutat ja kehität itseäsi vielä tänä vuonna

8.   Aloita yksi uusi projekti

9.  Toimi edellisen kohdan mukaisesti kuitenkin vain, mikäli saat päätökseen jonkun vanhan projektin

10. Laita nyt joku totuttu tapa tai harrastus tauolle

11. Tee jotain mitä et ole vielä koskaan tehnyt

12. Päätä itsenäisyyspäivään mennessä, mitä haluat saada aikaan ensi vuonna

Muista ajatella itse. 

Suomi nousuun järkityöllä

Juttuni Kauppalehdessä 21.8.2014: 

Selvitystemme mukaan keskimäärin 60% työajasta kuluu muuhun kuin  pitäisi.

Joka kuudennella 80% työajasta menee haaskuuseen. Samaan aikaan työpäivät

ovat pitkiä, emme osaa riittävästi palautua, uuvumme ja sairastumme. Valtakunnassa peräänkuulutamme lisäksi kilpailukykyä, tuottavuutta, entistä tehokkaampaa julkista sektoria ja kasvua. Käsissämme on kansallisen katastrofin ainekset.

Ajanhallinta tulee nähdä kokonaisvaltaisesti. Se on kilpailukykymme perustaa. On mahdotonta menestyä, mikäli teemme vääriä asioita. Nykyisellään työpäivät ovat monilla täynnä tuottamatonta sälää. Keskeytyksiä tulee liukuhihnalta. Tällöin on vaikea ajatella selkeästi. Tilannetta pahentavat tämän päivän addiktit kuten erilaisten mobiililaitteiden taukoamaton räplääminen.

Pyritään siis käyttämään valtaosa työajasta työmme ja organsiaatiomme kannalta tärkeisiin tehtäviin. Kiireetön tuottavuus on hyvä tavoite.

Kun saamme enemmän aikaa tärkeille asioille, nousee tuottavuutemme väistämättä. Samalla paranee työn mielekkyys ja työhyvinvointi. Tuottavuus ja työhyvinvointi liittyvät selvästi yhteen, mutta ne eivät ole ensisijaisesti toistensa seurauksia. Niillä on siis yhteinen alkusyy. Kun työyhteisössä keskitytään tärkeisiin asioihin, syntyy itseään voimistava positiivinen kierre.

Mitä seuraa, kun saamme alussa kuvatut luvut 40% tärkeään ja 60% muuhun vaihtamaan paikkaa? Tuottavuuden nostopotentiaali on valtava

Tuloksellista työtä estää ja häiritsevät kymemnet eri tekijät. Niistä puolet on itse aiheutettuja ja siten periaatteessa helposti korjattavissa. Loput liittyvät organisaation toimintaan, strategiaan, prosesseihin, johtamiseen ja vuorovaikutussuhteisiin. Hyvän organisaation tunnuspiirteitä ovat kirkas perustehtävä, töiden järkevä organisointi ja jämäkkä johtaminen. Niihin voi yhtälailla vaikuttaa, muttä tällöin tarvitaan myös johtoa avuksi. Positiivinen muutos lähtee joka tapauksessa yksittäisistä ihmisistä.