Ymmärränkö, kun sanotaan "ei"

Suuri osa työyhteisöjen ongelmista liittyy ihmisten vuorovaikutussuhteisiin. Pahimmillaan aika ja energia rupeavat kulumaan aivan muuhun kuin pitäisi.

Työkaverisi tulee luoksesi aamuvarhaisella kertoakseen kaiken maailman asiat. Aikaa kuluu eikä hän lähde kulumallakaan. Hän olisi jo mennyt omiin töihinsä jos välittäisi töidensä hoitamisesta. Et vaan saa oikein sanottua, että nyt tekemättömät työt sinua jo ahdistavat ja haluat syventyä niihin. Siis asiallisesti ja toista loukkaamatta. Omilla eleilläsi olet jo kuitenkin tehnyt selväksi, että nyt olisi parempi lähteä. Toinen tätä vain ei ymmärrä. 

Olet yrittänyt tavoitella itsellesi potentiaalisesti tärkeää asiakasta tai yhteistyökumppania jo useita päiviä. Hän ei vastaa soittopyyntöihin eikä sähköpostiinkaan. Viimeksi tavatessanne kuitenkin sovitte, että jatkatte keskustelua. Mitään ei vain nyt näytä tapahtuvan. Kiinnostaako asia häntä vielä vai onko tämä passiivisuus vain tapa sanoa ”kiitos ei”? Hyvään käytökseen kuitenkin kuuluu sovituista asioista kiinni pitäminen. Osa ihmisistä kuitenkin lupaa liian paljon. Ehkä alun perin miellyttääkseen muita. Lopputulos kuitenkin kääntyy itseään vastaan.

Sitten on niitä, jotka reagoivat kaikkeen tai ainakin kaikkeen uuteen kielteisesti. ”Ei tuo voi toimia” tai ”Ei se viime kerrallakaan toiminut” ovat ehkä tyypillisiä kommentteja. Tämän ryhmän edustajien laimennettuja edustajia ovat kyllä-mutta -ihmiset.

Persoonallisuustyypeiltämme olemme erilaisia. Käyttäytymistyylimme heijastelevat näitä eroja. Innostuvat ihmiset lähtevät helposti asioihin mukaan ja toisen ääripään suunnittelijat jäävät pohtimaan asioita. Vauhdittajat saattavat sanoa yhtä helposti kyllä tai ei mielialansa mukaan. Mukautuvaisuutta ja epämuodollisuutta yhdistävät rakentajat eivät taasen saa mielipidettään sanottua ollenkaan.

Vuorovaikutustilanteissa jo tietoisuus siitä, että meitä on monenlaisia helpottaa ja auttaa välttämään turhia konflikteja.

Ryhmäroolien ymmärrys antaa toisen näkökulman vuorovaikutustilanteisiin. Onko keskustelukumppanisi ryhmän tehtävää edistävä vai häiritsevä henkilö, tai kenties ryhmää ja sen toimintaa ylläpitävä? 

Yhdistämällä käyttäytymistyylien ja ryhmäroolien ymmärrys rupeaa suoralle ja epäsuoralle ei-sanalle löytämään entistä osuvampia merkityksiä.

Oma ei-sana kannattaa paketoida osaksi minä-puhetta ja sanoa asia ajallaan, ymmärrettävästi, selkeästi ja toista henkilönä kunnioittaen.

Lentäjäsammakko Froggikselle on vaikea sanoa "ei"

Kuinka paljon aikaa tarvitsen?

Puolikypsän kananmunan saa keittämällä sitä kolme minuuttia. Seitsemässä minuutissa keltuainenkin on kovettunut. Sen tiedämme kokemuksesta.

Lounaan jälkeen käyn läpi sähköpostin. Normaalisti siihen kuluu 15 – 30 minuuttia. Ei kuitenkaan kauempaa. Palaveriin varaamme aikaa tunnin, mutta istumme siellä vielä kahden tunnin kuluttua. Loviisan kolmannen reaktorin piti valmistua muistaakseni vuonna 2008, mutta valmista tulee ehkä 2018 – kymmenen vuotta myöhässä.

Tyypillisesti arvioimme asioiden valmiiksi saakka tekemiseen tarvittavan ajan alakanttiin. Jos samalla emme ole varanneet puskuriaikoja töiden vaihtojen välille, kaatuvat asiat koko ajan päälle. Työ alkaa stressata ja ennen pitkää uuvumme.

Helppoihin ja tuttuihin asioihin käytettävä aikatarve on helppo arvioida edellyttäen häiriötöntä työympäristöä. Jatkuvat katkokset johtavat kuitenkin aina asian uudelleen aloittamiseen. Tällöin tehtävän suorittamiseen käytetty yhteisaika pitenee väistämättä häiriöttömään tilanteeseen verrattuna. Tehokkaimmillamme olemme saadessamme suorittaa asiat kerralla valmiiksi.

Haastavien, uusien ja laajojen asioiden tekemiseen tarvittavan ajan aliarvioimme väistämättä. Se johtuu siitä, että emme etukäteen osaa nähdä vastaan tulevia yllätyksiä. Pieneltäkin vaikuttava asia saattaa keskeyttää koko hankkeen. Suuret kertaluonteiset projektit vaativat usein vähintään 2 kertaa ennalta arvioitua enemmän aikaa valmistuakseen. Tietojärjestelmäprojekteissa olen törmännyt vielä paljon pahempiin tilanteisiin kustannuksista puhumattakaan.

On muutamia keinoja saada asiat paremmin hallintaan.

Oppiminen toistojen kautta on aina arvokasta. Kehittämällä samalla työmenetelmiään saattaa tehtävän aikatarve tippua murto-osaan alkuperäisestä

Työtehtävien väliin kannattaa jättää väljyyttä. Silloin yhden asian myöhästyminen ei heti myöhästytä seuraavaa.

Haasteellisissa ja suurissa asioissa pitää käyttää projektijohtamisen menettelyjä: jakaa kokonaisuus ymmärrettäviksi palasiksi, miettiä tarvittavia aika- ja työtarpeita, varata puskuriaikoja ja miettiä, mikä kaikki voi mennä pieleen. Kannattaa kysyä neuvoa kokeneemmilta ja kouluttaa itseään.

Kannattaa myös miettiä, mikä on kokonaisuuden kannalta riittävän hyvää. Maksimaalisen hyvä ei ole koskaan oikea ratkaisu. Liiallinen hifistely vie kaiken ajan ja kellään ei ole varaa sitä maksaa.

Mieluummin kannattaa luvata hieman liian vähän ja yllättää positiivisesti kuin päinvastoin.

Tällä puulla on aikaa