Tavaroiden siunaus ja kirous

Jälkikäteen on helppoa olla viisas.

Olemme juuri käyttäneet viikon lomastamme Jyväskylän talon siivoamiseen. Painopisteenä olivat tupla-autotalliin varastoidut  tavarat. Roinaa kaatopaikalle on riittänyt kolme peräkärryllistä, osa tavaroista on viety SPR:lle ja UFF:lle. Parhaista paloista teimme pihakirppiksen, josta lappusella tiedotimme lähitienoon asukkaille. Suosittelen. Tavaraa on mennyt, on päässyt juttelemaan ihmisten kanssa ja hieman on kassakin karttunut.

Oikeastaan pitäisi muuttaa muutaman vuoden välein ja samalla aina keventää mukanaan kulkevaa tavarataakkaa. Muussa tapauksessa paikat rupeavat väistämättä täyttymään kaikella vanhalla, jonka seasta uuttakaan ei tahdo löytää.

Tavaraa on selvästi kahdenlaista.

Hyödyllinen on hankittu harkiten, pysyvään tarpeeseen. Se on laadukasta ja kestävää.

Siitä saa iloa pitkään. Nämä tavarat liityvät usein harrastuksiin: neljän vuodenajan Akka-retkeilyteltta, metsästysaseet, uistimet, Goretex maastoasu, Savotan Paljakka-ahkio, Zeiss-kiikarit. Siinä esimerkkejä asioista, joista en hevillä luovu, jolleivat täysin hajoa. Jos kaikki tavara olisi tätä ei paljousongelmaa edes olisi.

Turhasta tavarasta saa eniten iloa ennen hankintaa. Siinä vaiheessa kun sitä vasta havittelee.

Ostohetkellä siitä joutuu maksamaan. Hieman iloa on vielä luvassa kun sitä ensi kerran käyttää. Aika pian tavara sitten unohtuu ja rupeaa täyttämään säilytystiloja. Kuinka monta nykyisin käyttämätöntä vaatekappaletta komerosta löytyy? Kuinka monella lelulla lapsi oikeasti vielä leikkii?

Markkinointiviestejä täynnä oleva, samaistavaa muotia painottava, visuaalinen, houkutuksia täynnä oleva tässä-ja-nyt kertakäyttöyhteiskunta sosiaalisine paineineen ja näyttämisen haluineen vain pahentaa tilannetta. Kannattaa pitää oman pää kylmänä.

Kun vuodet sitten kuluvat ollaan tämän kesän tilanteesa. Aikaa kuluu siivoamiseen, lajitteluun, hävittämiseen ja myyntiin.

Jos kuitenkin tilanteeseen on joutunut, kannattaa työlle varata riittävästi kiireetöntä aikaa. Yhdessä päivässä ei paljoa ehdi, ei välttämättä edes viikossa. Tästä ei kannata stressiä enää ottaa. Ehkä lopullisen palkkion turhistakin tavaroista saa juuri näin: tehdään siivous kiireettömästi, rennolla otteella ja iloitaan siitä kun pikkupoika ostaa viikkorahoillaan kaksi leikkiautoa eurolla pihakirppikseltä.

Hypertuottavuus - toimiva liikeidea

Hypertuottavuuden kaavan ensimmäinen ja toinen toinen tekijä  ”käytetään aikamme tärkeään” ja ”tehdään työ järkevinä kokonaisuuksia” ovat asioita, joihin voimme kukin työssämme suoraan vaikuttaa.

Kolmas tekijä on toimiva liikeidea. Käytän sitä tässä myös synonyyminä strategialle ja liiketoimintasuunnitelmalle.

Liikeidealla määritellään koko toiminnan ydin. Siinä kiteytyy organisaation perustehtävä.

Liikeidean on oltava yksinkertainen ja erottuva. Sen mukaiselle toiminnalle on löydyttävä maksavat asiakkaat. Hyväkään idea ei toimi, mikäli ei ole vielä sen aika. Vanha viisaus kuuluu, että mikään ei ole vahvempi kuin idea, jonka aika on tullut.

Liikeidean ydin kertoo, mitä hyötyä asiakkaat yrityksestä saavat. Pitää siis määritellä tuotteet ja asiakkaat. Lisäksi liikeidea kuvaa yrityksen ansaintalogiikan, toimintamallin ja kilpailuedut. Jos kasvua hakee, on liikeidean se mahdollistettava.

Oikeastaan valtaosa kaikesta business-kirjallisuduesta käsittelee juuri näitä asioita eri näkökulmista, keskittyen johinkin osa-alueisiin. Olen vuosien varrella kiteyttänyt omaa ajatteluani ja kokemuksiani kahden heuristisen mallin avulla.

Kasvuyritysten parissa työskennellessäni päädyin aikanaan ns. G5-malliin. Siinä kuvaan viisi tekijää, joiden on oltava yhtäaikaa voimassa, mikäli yritys haluaa kasvaa kestävästi. Tekijät tulevat edelleen ulkomuistista mieleen: kasvun mahdollistava likeidea, tarvittava osaaminen, kasvuhalu, riittävä rahoitus ja pitkäjänteinen toiminta. Vastaavia pohdintoja suurten yritysten parissa olen kiteyttänyt strategia, osaaminen, tuottavuus eli SOT-malliin.

Mallit sinne tai tänne, mutta hypertuottavuutta ei voi saavuttaa, mikäli liiketoiminnan perusosat eivät ole kohdallaan. Sama pätee myös toisin päin tilanteessa, jossa liikeidean elementiti ovat kohdallaan mutta töiden tekeminen ei luonnistu.

Kun kaikki kolme tekijää saadaan kohdalleen alkaa tapahtua ihmeitä – siitä sana hypertuottavuus.

Hypertuottavuus – tärkeät asiat järkevästi

Hypertuottavuuden kaavan toinen tekijä on ”tehdään työ järkevinä kokonaisuuksina”.

Kyse on siis oman työn organisoinnista ja ohjauksesta.

Mitä vaikeammasta asiasta on kyse, sitä pidemmän valmistautumisajan sille tarvitsemme. Se jakautuu kahteen osaan.

Siinä vaiheessa kun tulet tietoiseksi edessäsi olevasta tehtävästä, rupeat sitä alitajuisesti jo ratkomaan, muhittelemaan – tahdot tai et. Mitä pidempään voit näin tehdä, sitä enemmän ehdit asiaa prosessoida, hakea eri näkökulmia ja seurata siihen liittyvää tietoa. Taiteilija saattaa prosessoida teostaan näin vuosia jollei vuosikymmeniä.

Kun päätät aloittaa edessä olevan tehtävän tietoisen tekemisen tarvitset kulloinkin

ennen aloitusta myös oman valmistautumisajan. Sitä voidaan kutsua myös henkiseksi asetteluajaksi, joka viittaa tuotannollisten koneiden asetteluaikaan. Mitä useammin joudut tehtävän keskeyttämään sitä useamman asetteluajan tarvitset. Tekemisen pirstaloituessa liian pieniksi paloiksi, romahtaa tuottavuutesi jossain vaiheessa nollaan. Et saa siis mitään aikaan.

Valmistautumisaika pitää sisällään asian mieliin palauttamista, tarvittavan materiaalin ja työkalujen hakemista käyttöösi sekä työn tekemisen ja työmenetelmien suunnittelun.

Nyt kun olet päässyt varsinaisen työn tekemisen kimppuun, voit edelleen tehdä asiat oikein tai ihan väärin. Tärkeää on järkevien työtapojen käyttäminen. Asiantuntijatyöhön liittyen olen niitä tunnistanut seitsemän kappaletta. Yhdessä tekemisen työtavat liittyvät asioiden ideointiin, ajatusten vaihtamiseen ja päättämiseen. Itsenäiseti tehtävän työn työtavat liittyvät tiedon keruuseen, ajatusten kypsyttelyyn, uuden oppimiseen, tekemiseen ja suunnitteluun. Hyvä kokonaisuus muodostuu näitä järkevästi yhdistelemällä ja vuorottelemalla.

Kun pääset tekemään työtä halujesi mukaan, mieti tarkkaan milloin tulee valmista ja

milloin on aika siirtyä jonkin toisen asian ääreen. Kaikkeen tekemiseen liittyy jostain työmäärästä alkaen alenevien rajatuottojen laki.  

Kaikki edellä manittu summautuu paljon käyttämälläni S-käyrällä. Se ilmentää työn panosten ja tuotosten epälineaarista suhdetta. Jos paloittelet työn liian pieniksi osiksi, et saa mitään aikaan. Toisaalta, jos käytät siihen liikaa aikaa, rupeat hifistelemään, kohtaat väistämättä alenevien rajatuottojen lain. Tällöin et enää hae panosten ja tuotosten optimia vaan täydellisyyttä.

Kun sovellat mainittua kaikkeen tekemiseesi, rupeat rakentamaan itsellesi järkeviä työkokonaisuukisa, työpäiviä, viikkoja ja vuosia. Työn luonteesta riippuen yhteen päivään saattaa mahtua vain yhden asian tekemistä tai sitten jopa kymmeniä.

Järkevällä töiden organisoinnilla voimme edelleen tuplata tuottavuutemme.

Fennomeditaatio - ajattelua sängyssä

On hieno tunne kun tietää, että voi nukkua niin pitkään kuin haluaa. Herään aamulla omia aikojani. Vilkaisen kelloa. Se on vasta puoli kahdeksan. Vielä voin hyvällä mielellä jatkaa ainakin yhdeksään, tai ehkä kymmeneen.

Meditaatio tarkoittaa mietiskelyä. Asiasta on vuosituhansien ja eri uskontojen vaikutusten kautta rakennettu aika mutkikkaita oppirakennelmia ja käytäntöjä. Siihen liittyy monenlaisia rituaaleja ja tekniikoita.

Otetaan esimerkiksi tantrisen mietiskelyn ohje numero neljä Dalai Laman mukaan:

Nähdään mielessä loistava valtaistuin, jolla buddha Sakyamuni istuu vierellään muita pyhän yhteisön jäseniä. Joukkoon visualisoidaan myös omat sukulaiset, viholliset ja ystävät, sekä lopulta kaikki maailmankaikkeuden olennot. Tämän joukon loistama valo visualisoidaan puhdistamaan itsestä tahrat ja epäpuhtaudet, ja lausutaan rukouksia ja muita pyyntöjä.

Kaunista, mutta otetta tuohon en oikein saa.

Palaan aamun auvoiseen hetkeen. Olen hereillä mutta en halua vielä nousta. Hieman vielä on myös raukea olo. Voisin vielä nukahtaa. Huomaan mieleni tekevän muutamia erilaisia asioita.

Päätän pohtia jotain valitsemaani asiaa. Seuraavaa lapinreissua tai muistella edellisiä. Pohdin myös edessä olevaa  Pori jazz –viikkoa. Sen jälkeen kesä rupeaa kääntymään jo kypsemmälle puolelle.

Päätän, että en ajattele nyt mitään. Yritän pitää mieleni tyhjänä. Olen vain ja hengitän. Sanalliset ajatukset ovat kiellettyjä. Yritän ne tietoisesti tukahduttaa heti kun ilmestyvät. Huomaan pystyväni tähän vain jonkun hetken. Sen jälkeen ajatukset  taas palaavat.

Nyt sallin ajatukset, mutta en niiden tietoista ohjaamista. Annan niiden tulla, kehittyä, haarautua, hyppelehtiä, assosioitua ja kuihtua. Kaikki on sallittua. Torkahdan ja viimeinen ajatus jatkuu unessa lähteäkseen taas omille teilleen.

Havahdun, herään ja valitsen uuden pohdittavan ajatuksen. Nyt se liittyy työhön. Uuden asian ideointiin. Annan ajatuksen kehittyöä omia aikojaan. Joku blogi-idea välähtää mielessä. Mahdanko muistaa sen vielä myöhemmin vai kirjoitanko heti muistiin.

Koen yksinkertaisen olemassaolon riemua. Tunnen itseni terveeksi ja rentoutuneeksi. Olen ulkoistanut turhat huolet. Peiton alla on sopivan lämmin.

Torkahtelen ja huomaan, että kello onkin jo yli kymmenen. Vähän pitkäksi meni mutta menköön. Hyvä alku päivälle. Se mielessä välähtänyt idea oli kirjoittaa tämä. 

Inarijärven maisemiin on mielessä helppo palata

Digipaasto ja addiktiot

Paasto on sitä, että välillä ei syö. Syöt kuitenkin paljon usempina päivinä kuin paastoat.

Jos sinulla on ruoka-addiktio eli syöt jatkuvasti liikaa, mässäilet, herkuttelet, käyt salaa jääkaapilla, valehtelet syömäsi ruuan ja muun hyvän määrän jne. ei sinua paasto auta. Pitää muuttaa elämäntavat, löytää kestävä pohja. Ruokaa pitää oppia syömään monipuolisesti ja kulutukseen nähden riittävän vähän. Laihduttaminenkaan ei auta, jollei kykene pitämään pitää kiinni saavutetusta painosta. Ainoastaan perusteellinen elämäntapojen muutos siis auttaa.

Sama koskee liiallista digivempaimien käyttöä - digiaddiktiota. Nettikeskustelussa törmäsin 1 + 6 -ohjeeseen: pidä viikossa yksi digivapaa päivä.

Tulee mieleen 2 + 5 -dietti: syö viikossa kahtena päivänä ainostaan 500 kilokalorin verran eli neljäsosa normaalista päiväannoksesta. Kaksi plus viisi -dietti toimii, jos viitenä päivänä syö normaalisti. Se ei anna vapautta mässätä mielin määrin.

Yksi plus kuusi -digipaasto ei anna sinulle lupaa olla kuusi päivää addiktoituneena vempaimeesi ja haahuilla poissaolevana lapsiltasi, puolisoltasi, ystäviltäsi.

Suosittelen oman elämänhallinnan pohtimista hieman syvällisemmin. Kuka minua ohjaa, kuka päättää mihin aikani käytän, käynkö ylikierroksilla seuraten taukoamatonta ja merkityksetöntä impulssitulvaa, osaanko pysähtyä ja keskittyä johonkin tosissaan.

Pysähdy siis hetkeksi. Päätä mihin ja miten haluat aikasi käyttää. Tunnista itsellesi  oikeasti tärkeät asiat. Keskity niihin ja ole läsnä tekemisessäsi ja läheisillesi.

Kun mikään ei riitä

Hypertuottavuus - tärkeät työtehtävät

Hypertuottavuuden kaavassa ensimmäinen tekijä on ”käytetään aikamme tärkeään” eli tärkeät työtehtävät.

Tärkeitä työtehtäviä ovat ne, joiden tuloksista asiakas on valmis maksamaan. Ydintehtäviksi niitä myös kutsutaan. Kahteen kysymykseen siis pitää osata vastata. Kuka on asiakas ja mikä tarkalleen ottaen on se palvelu tai tuote, josta hän on valmis maksamaan.

Saman voi nähdä myös vastakkaisista näkökulmista. Kuka ei ole asiakas? Mistä asiakkaasi ei ole valmis maksamaan?

Asiakas on se, jolta raha tulee - ainakin tavallisesti. Aina asia ei ole näin yksiselitteinen. Pääomasijoittajan asiakas ei ole rahoitettava yritys vaan ne tahot, jotka ovat antaneet rahansa sijoitettavaksi. Julkisella rahalla toteutettavassa kehittämisprojektissa asiakas on kehitettävä yritys eikä rahoittaja. Organisaatioiden sisäisissä palveluketjuissa asiakkaan tunnistaminen voi olla myös haastavaa varsinkin, jos ei ole olemassa markkinamekanismia, joka palvelut hinnoittelee sekä kohtauttaa tarjonnan ja kysynnän.

Asiakas ei ole ilman pakkoa valmis maksamaan asioista, jotka eivät tuota hintaa korkeampaa hyötyä tai arvoa. Omien virheiden korjaaminen, turha asioiden odottelu, liiallinen asioiden hifistely eli ”ylilaatu” ja organisaatiosi oma byrokratia kuuluvat tähän joukkoon. Muita esimerkkejä ovat oma asioiden säätäminen, sisäiset palaverit, älyvempaimien käpistely, höpöttävien kollegoiden sinulta varastama aika, epäkelpojen työtilojen aiheuttamat häiriöt ja toimimattomat tai hitaat ohjelmistot.

Noin puolet tämän päivän aikavarkaista ovat itse aiheutettuja ja toinen puoli organsiaation toiminnasta lähtöisin. Tapauskohtaiset vaihtelut ovat tosin hyvin suuria.

Tee näin: listaa työtehtäväsi. Ryhmittele tarvittaessa. Pohdi miten työaika jakautuu listattujen tehtävien kesken. Mieti, mitkä kuuluvat tärkeiden joukkoon ja mitkä eivät. Mieti, miten pääset eroon turhista tehtävistä. Mitä voit tehdä asioille itse, missä tarvitset muiden apua, mitä voit delegoida ja mitä voi jättää kokonaan tekemättä.

Laadi nyt tavoitteellinen tehtävälista: tärkeitä tehtäviä, joita haluat ja kykenet tekemään. Jos lähtötilanteessa tehtäväsi jakautui vaikka 40 / 60 / 10 (tärkeät, ei tärkeät, ylityöt) pyri aina tilanteeseen 80 / 20 (tärkeät, ei tärkeät). Jos tuntuu vaikealta, mieti millä edellytyksillä tavoitetilanne voi toteutua. Ole ennakkoluuloton ja rohkea. Tuo esiin haasteellisiltakin vaikuttavat, esteenä olevat asiat.

Kun työyhteisössä ruvetaan tekemään samaa työtä laajemminkin, syntyy ennen pitkää myönteinen, itseään vahvistava kierre.

Näin tehdään ensimmäinen tuottavuuden tuplaus.

Hypertuottavuus

Hyper voi tarkoittaa useita asioita. Tartun kahteen. Kosmologiassa eli maaimankaikkeuden selittämistieteessä hyper tarkoittaa korkeampia ulottuvuukisa. Hyperillä ymmärretään myös jotain, mikä on enemmän kuin super. Molemmat sopivat tarkoitukseeni hyvin. Sitä paitsi supertuottavuus on jo aiemmin keksitty.

Mielessä on kolme tekijää, joiden yhteisvaikutus voi johtaa hypertuottavuuteen. Ne ovat oikeastaan hyvin yksinkertaisia asioita.

Ensimmäinen liittyy tärkeiden asioiden tekemiseen. Olen jo usein maininnut selvityksemme, joiden mukaan keskimäärin 60% työajasta kuluu muuhun kuin  pitäisi.Ydintehtäviemme esteettömään suorittamiseen käytämme siis 40% työajastamme. Kun keksimme keinot nostaa luku tuplaksi eli 80%:iin nousee tuottavuutemme vastaavasti. Itse asiassa vielä enemmän, koska tämän hetken kuudenkymmenen prosentin tehottomalla ajankäytöllä teemme myös muista tehottomia. Saamme siis aikaan negatiivisen kierteen.

Toinen tekijä liittyy tärkeiden asioiden tekemiseen järkevästi, oikeina annoksina ja kokonaisuuksina. Vaikka saamme turhat asiat poistettua työlistaltamme, mutta emme osaa organsioida jäljelle jäävää työtä oikein jää valtava tuottavuudennostopotentiaali hyödyntämättä. Tämä johtuu panoksen ja tuotoksen epälineaarisesta suhteesta eli S-käyrästä. Väitän, että järkevällä töiden organisoinnilla voimme edelleen tuplata tuottavuutemme.

Jäljelle jää tekijä, jolla ei ylärajaa ole. Alaraja on olemassa ja pahimmillaan se vetää maton alta kaikelta järkevältä tekemiseltä. Kolmas tekijä on organisaation liikeidean toimivuus. Löytyvätkö markkinat, kasvavatko ne, millä pärjäämme, onko toiminta-mallimme kasvua tukeva eli skaalautuva? Vanha viisaus kuuluu, että mikään ei ole voimallisempaa kuin idea, jonka aika on tullut.

Edellisten kolmen tekijän yhdistelmänä saamme hypertuottavuuden kaavan (versio 1.0).

Käytetään aikamme tärkeään x tehdään työ järkevinä kokonaisuuksina x toimiva liikeidea = hypertuottavuus.

Vielä on huomattava, että tähän pääsemme tekemällä vähemmän mutta järkevämpää työtä kuin aiemmin. Aivoissamme tapahtuvaa hiljaista asioiden prosessointia en tosin laske mukaan.

Keskikesän Viisas ajanhallinta

On heinäkuun ensimmäinen päivä ja useimpina vuosina olisin nyt jo lomalla. Nyt ollaan kuitenkin töissä ja valmistaudutaan vaimon kanssa täysillä Ajantiedon syyskauteen. Perheyrittäjyyttä parhaimmillaan.

Viisas ajanhallinta-koulutuksissa painotan lomien pitämisen tärkeyttä - pidetään lomat ajallaan ja rauhoitetaan ne. Näin on itsellämmekin tarkoitus, mutta hieman myöhemmin.

Kesästä kannattaa nauttia olipa töissä tai lomalla, satoi tai paistoi. Muutama ajatus lomasta ja työstä.

Loman pitää olla lomaa, ei loman suorittamista. Lomastressi on kielletty. Siltä välttyy, kun ei aseta erityisiä lomatavoitteita. Nyt rimaa ei ole. Pidetään kiinni kiireettömästä, joustavasta, löysästä ja tilanteiden mukaan muuttuvasta aikataulusta. Tämä onnistuu, kun lähipiiri suhtautuu lomaan samalla tavalla. Ei luvata sukuloida tai käydä ystävien mökillä. Käydään, jos se tuntuu hyvältä.

Pienistä hetkistä nauttii, kun välillä pysähtyy. Tiedostaa oman itsensä ja toteaa, että onpa elämä oikeastaan aika mukavaa.  Elämässä ja lomalla aivan erityisesti pätee vanha viisaus ”Onnellisia ovat ne, jotka eivät murehdi asioita, joita ei voi muuttaa”. Loma ei ole väline itsensä toteutamiseen. Se on itseisarvo.

Jos satut olemaan nyt töissä, onnittele itseäsi. Keskikesä on työn parasta aikaa. Poikkeuksena ne alat, joilla kiire keskittyy heinäkuulle. Suuri osa työkavereista ja asiakkaista on nyt lomalla!

On aikaa itselle. Nyt on mahdollisuus tehdä asioita, joita ei normaalisti ehdi tehdä .

Tee sille ajanjaksolle, kun olet itse töissä ja valtaosa muista lomalla oma projektikalenteri.

Piirrä fläpille väljä ruudukko, jossa jokainen päivä on oma laatikkonsa. Listaa tehtävät, jotka haluat, kykenet ja ehdit tehdä nyt. Sijoita ne kalenteriisi. Keskittymistä vaativat aamupäivisin ja helpommat iltapäivisin.

Nyt on aikaa siivota oma työpiste ja pää. Laittaa asiat järjestykseen. On aikaa lukea tai selata vanhat lehdet. Jätä mobiililaitteiden käyttö nyt vähemmälle. Ota enemmän aikaa vähemmille asioille. Keskity, virittäydy ja lataa itseäsi. Nyt on aikaa suunnitella tulevaa syksyä ja seuraavaa vuotta. On myös aikaa suunnitella oman osaamisen kehittämistä ja laittaa loppuvuoden kalenteriin muutama inspiroiva työelämätaitojen ja oman ammattiosaamisen koulutuspäivä!