Sähköposti 5 vinkkiä

Sähköposti on pahimmillaan tämän päivän suurimpia aikasyöppöjä, tehottomien palavereiden ohella.

Se on edelleen tärkein työelämän sähköisen viestinnän väline, vaikka rinnalle ovat tulleet erilaiset pikaviestikanavat ja skypet.

Tärkein asia sähköpostin käytön järkevyyden varmistamisessa on pelisäännöistä sopiminen.  Myös itse voi päättää noudattavansa valitsemiaan perusperiaatteita.

Sähköposti on yksi keskeinen työarjen työkalu. Sen käyttöä pitää pohtia osana kokonaisuuttaa, johon kuuluvat ainakin puhelut ja erilaiset tapaamiset – sekä yksilötyö. Hyvät työprosessit syntyvät yhdessä ja yksin tekemisen yhdistelmistä. Sähköposti on parhaimmillaan tehtävissä, joiden kompleksisuus ja tarvittavan vuorovaikutuksen määrä on pieni. Puhelimeen kannattaa tarttua, jos asia edellyttää nopeaa ajatusten vaihtoa. Sovitun asian voi sitten halutessaan vahvistaa vielä sähköpostilla. Monimutkaisten asioiden käsittely vaatii myös erilaisia tapaamisia ja yksin tehtävää valmistelu- ja suunnittelutyötä.

Yhteen sähköpostiviestiin kannattaa laittaa yksi asia ja otsikoida se selkeästi. Tällöin vastaanottaja voi helposti hahmottaa mistä on kyse ja otsikoinnin avulla posti löytyy myöhemminkin.

Sähköpostilla keskustelu on hidasta ja lisäksi vaarana on asioiden eskaloituminen ja hallinnan menetys. Paljon turhaa adrenaliinia on tuotettu aggressiivisilla sähköposteilla. Niitä voi lähetellä ilman, että kohtaa ihmisen ihmisenä. Sama ongelma esiintyy some-keskusteluissa. Luovien, ei kiireellisten prosessien tapauksessa hidas keskustelu on kuitenkin jopa tarpeen. Hyviä dialogeja syntyy, kun malttaa aina nukkua yön tai parin yli. Myös kyselyiden tekemisessä sähköposti on käyttökelpoinen, vaikka paljon fiksumpiakin apuvälineitä on käytettävissä.

Saapuneet sähköpostit kannattaa käydä läpi mahdollisimman nopeasti. Ihannetapauksessa päivittäin, mutta ei missään nimessä jatkuvasti tai tunneittain. Vikkelä delete-sormi on tällöin eduksi. Nopeasti tehtävät asiat kannattaa hoitaa heti (Vrt. David Allenin kahden minuutin ohje: tee heti, tai älä koskaan).

Suurimmat asiat kannattaa erikseen aikatauluttaa. Omat työt voi organisoida käyttäen tarvittavaa määrää sähköpostilaatikoita. Itse tosin tulen toimeen yhdellä ja luotan tarvittaessa ohjelman hakuominaisuuksiin.

Sähköpostin ei tarvitse olla päällä koko aikaa. Useimmissa tehtävissä riittää, kun saapuneet viestit tarkastaa kerran tai kaksi päivässä. Jatkuva tsekkaaminen on yksi tämän päivän riippuvuuksien eli addiktioiden tunnusmerkkejä. 

Levätään työssä toisesta työstä

Tanssitaiteen professori Pirjo Yli-Maunula kertoi viime syksyn Tanssin talon mentorointiklinikoilla kokonaisvaltaisesta taiteellisesta prosessista. Töitä hänellä näytti olevan loputtomasti ja esittämääni jaksamiskysymykseen hän vastasi sanomalla lepäävänsä yhdessä työssä toisesta työstä. En ollut koskaan tullut näin ajatelleeksi. Samaan ajatukseen törmäsin hieman myöhemmin Ilkka Niiniluodon kirjassa, jossa hän samaa ajatusta siteerasi historian professori Yrjö Blomstedtin sanomana.

Asia voi olla analoginen syömiselle. Jos syö vain yhtä ruokalajia, tulee siitä kylläiseksi helpommin kuin useita erilaisia ruokia syödessä. Tämän päivän ylipaino-ongelmat johtuvat osin siitä, että monipuolista ja herkullista ruokaa on tarjolla yllin kyllin.

Yhdessä työssä lepääminen toisesta on mielenkiintoinen ajatus. Siinä saattaa olla jopa vinha perä. Jossain pitkäaikaisesti kestävän työn kokonaismäärän yläraja kuitenkin on.  Ehkä se enimmillään on vuorokauden tuntien määrä vähennettynä tarvittavan unen kokonaismäärällä eli noin 8 tunnilla. Tällöin valveillaoloaikaa on siis 16 tuntia.

Ajanhallinnan koulutuksissa perussääntönä on jakaa tämä vielä kahtia, varsinaiseksi työksi ja vapaa-ajaksi. Mitä luovempaa työtä tekee, sitä vaikeampi on osoittaa oman ajankäytön ja tulosten välinen suora riippuvuus. Aivot tarvitsevat riittävästi hyvää unta, jolloin ne jäsentelevät tapahtuneita asioita ja tuottavat uusia oivalluksia. 

Olkoon siis 8+8+8 -ohjeen jalostuneempi muoto 8 + 16. Käytetään mahdollisimman suuri osa valveillaoloajastamme monipuolisesti itseämme kiinnostaviin asioihin. Tehdään välillä helppoja rutiineja, pinnistellään välillä vaikeiden asioiden parissa ja jätetään itselle leppoisia hetkiä, jotka antavat ajatuksille tilaa lentää milloin minnekin. 

Tekemisissään kannattaa pitää lopulta mielessä myös sisäisen (kestävän) motivaation kolme tekijää. Ne olivat: vapauden kokemus, oman osaamisen hyödyntäminen ja yhteisöllisyys.