torstai 29. tammikuuta 2015

Ideoiden kipinöintä kotitoimistolla


Luovaa työtä ei tehdä työpaikalla. Sitä ei voi myöskään sitoa säännölliseen työaikaan.

Yhä suurempi osa meistä on erilaisia asiantuntijoita, erityisasiantuntijoita, ammattilaisia tai johtajia. Luova työ kuuluu kaikkien tehtävänkuvaan, tai ainakin pitäisi kuulua.

Hyvin tuntemani tutkimusprofessorin touhut eivät koskaan näytä työnteolta. En ole häntä tietokoneen äärestä tavannut. Ainoa tuntemani työskentelymuoto hänen kanssaan on keskustelu. Sähköpostienkin kanssa on vähän niin ja näin. Hän käyttää merkittävän osan ajastaan itselleen tärkeisiin harrastuksiin. Luovuus on voimissaan, ideoita pukkaa niin, että pää meinaa välillä räjähtää. Poikkeusyksilö toki, mutta jotain voimme kaikki oppia.

Luovuutta sisältävä työ ja mitattava työaika liittyvät toisiinsa, mutta käänteisesti. Mitä enemmän työpäiväsi venyvät, mitä enemmän on kiirettä, sitä vähemmän saat aikaan. Et ehdi keksiä ratkaisuja asioihin. Tuottavuutesi laskee. Jos siis olet mielestäsi huippuammattilainen ja samalla kovin kiireinen, pysähdy. Mieti hetki, mitä hyödyllistä tai luovaa olet saanut viimeaikoina oikeasti aikaan. Oletko työyhteisösi siunaus vai kirous.

Tekemisiä kannattaa miettiä kokonaisuutena. Omalle ajattelu- ja suunnittelutyölle pitää jättää riittävästi aikaa. Samoin joutenololle, harrastuksille ja uusille elämyksille. Yhteistä pohdintaa ja päätöksiä edellyttävät asiat tehdään porukalla. Mutta ne sisältävät aina yksin tai pienellä ryhmällä tehtävää ennakko- ja jälkityötä.

Ideaalinen tilanne on tehdä työtään siellä missä se kulloinkin parhaiten luonnistaa - kotona, avokonttorissa, tiimitilassa, omassa työhuoneessa, mökin laiturilla, lentokoneessa, junamatkalla ...

Kuvassa on oma mobiili kotikonttorini Porissa. Kannattaa huomata pyykkikorin mahdollistama läppärin ergonomisesti oikea korkeus ja lihanleikkuualustan mahdollistama riittävä ja vanka työtaso.

keskiviikko 28. tammikuuta 2015

Ihana sähköposti!



Sähköposti on loistava keksintö. Ei ole sähköpostin vika, jos sillä saa työnsä sekaisin. Monet valitettavasti saavat. Tilanne tuntuu eskaloituvan.

Työarjessa törmää tapauksiin, joissa tärkeätkin liiketapahtumaviestit ovat lukematta pitkältä ajalta ja näin pysäyttävät prosessit. Lisäksi tulevat erilaiset sähköpostien estot ja filtterit. On mahdotonta ymmärtää, miksi asiakkaani viesti ei tule minulle perille tai luokitellaan roskapostiksi – oikeasti tämä pistää vihaksi.

Ne hienot asiat ...

Sähköpostin ansiosta enää ei tarvitse lähettää perinteisiä kirjeitä. Säästyy energiaa ja luontoa. Toimitaan ekologisesti.

Sähköpostin lähettäjä voi aina kiteyttää oleellisen asian aihekenttään. Vastaanottaja käy tällöin satoja sähköposteja hetkessä läpi vain aiheet silmäillen ja samalla pääsee delete-näppäimellä valtaosasta eroon. Ei tarvitse sormet verillä kirjeitä availla.

Sähköpostiohjelman voi laittaa päälle ja kiinni - oikeasti. Jollet satu olemaan asiakaspalvelun sähköposti -hot line, voit huoletta lukea postisi kerran-pari päivässä.

Oman työyhteisön sisällä kannattaa ehdottomasti sopia sähköpostin käytön pelisäännöt. Esimerkiksi normiposteihin reagoidaan vuorokauden sisällä ja kiireellisiin !-posteihin tunnin sisällä.

Koska tämä ei nyt ihan yhdellä blogilla hoidu, päätin toteuttaa sähköpostin fiksua käyttöä käsittelevän puolen päivän koulutuksen. Se sopii kaikille, jotka hyödyntävät työssään sähköpostia päätyönsä tukena.
Kyseessä on ensiapukurssi kiireisille. Haetaan keinot puolittaa sähköpostin ääressä käytetty aika ja parannetaan samalla oman työn vaikuttavuutta. Mottona Aikaa oleelliseen – parempi mieli!

Näitä käsittelemme
  • Sähköpostin siunaus ja kirous: kuinka paljon sähköposti vie aikaani
  • Sähköposti osana työarjen prosesseja ja toimivia työtapoja
  • Järkevä käyttö ja pelisäännöt: vähemmän on enemmän
  • Näin lähetän sopivan määrän, ymmärrettäviä ja hyödyllisiä sähköposteja
  • Näin käsittelen saamani sähköpostit oikea-aikaisesti ja tehokkaasti
  • Ruuhkan purkaminen
  • Aikaa oleelliseen – parempi mieli!