Aikavinkkejä

Mikäli haluamme tavata toisemme, milloin sinulla on ensimmäinen vapaa aika kalenterissa? Kuinka paljon ensi viikon työajastasi on jo täytetty? Entä ensi kuussa, kolmen kuukauden, kuuden kuukauden tai vuoden päästä? Onko tilanne pitkällä aikavälillä kestävällä pohjalla? Kalenterin täyttöasteen tulisi olla enimmillään seuraavalla viikolla 80%, kuukauden päästä 60%, kolmen kuukauden päästä 40% ja puolen vuoden 

päästä 30%.

Päätät itse, millä periaatteella ohjaat aikasi käyttöä. Asioiden hoitaminen tulojärjestyksessä on todennäköisesti tehottomin tapa. Tehtävät kannattaa luokitella kiireellisyyden ja tärkeyden näkökulmista. 

Ota työlistalle kulloinkin vain ne tehtävät, jotka oikeasti pystyt valitsemassasi ajassa tekemään.

Työaika on hyvä jakaa kahteen osaan. Toisesta osasta päätät yksin ja toisen osan käytöstä voivat päättää työkaverisi ja sihteerisi. Tärkeää on miettiä näiden realistista suhdetta. Muiden ohjattavaksi ei saa antaa yli 

80 % - olitpa kuka tahansa. Muista merkitä kalenteriin myös omia suunnittelu-, järjestely- ja päänselvittelypäiviä. Ne ovat luovuutesi ja uusien ideoiden kannalta välttämättömiä.

Kuinka paljon ajastasi menee kiireelliseen sälään? Kuinka paljon tärkeisiin asioihin, joiden työstämiseen sinulla on vielä reilusti aikaa? Oletan, että edellä mainittuihin menee yhteensä 70% ajasta. Miten se jakautuu molempien kesken? Hyvä tavoite on 10/60 – suhde sälän ja tärkeän välillä.

Hieno juttu, tämä tehdään

Koska olet viimeksi tavannut henkilön, jolla on selkeä valtuus ja rohkeus päättää käsittelemänne asia siltä istumalta sanomalla vaikka ”hieno juttu, tämä tehdään”.

Viimevuosina en ole moisiin montaa kertaa törmännyt. Ne harvat kerrat ovat jääneet sitäkin paremmin mieleen.

Kun johtajuus on hukassa on myös ajankäyttömme ja tuottavuutemme hukassa – kaikilla osallisilla.

Näin se välillä menee: Esittelet asian henkilölle A. Saat sille kohteliaan ja varovaisen myönteisen vastaanoton. Jotta asia etenee pitää ottaa mukaan myös B ja C. Sitten kun A, B ja C ovat pohtineet asiaa, voidaan siihen palata. Asia saattaa tietysti jo tässä vaiheessa jäädä unholaan. Viimeistään siinä vaiheessa kun johtaja D:n pitää ottaa kantaa, muuttuu asia toiseksi. Ja sitten pitää tietysti myös ottaa huomioon esittelemäsi asian X lisäksi vaihtoehdot Y ja Z. Vähitellen asiat kuihtuvat kukin kerrallaan. Tai ehkä jotain jää, mutta asian alkuperäisenä esittäjänä sinulla ei ole siinä mitään roolia.

Tarkemmin muistellessa tulee mieleen tapaus, jossa suurehkon yrityksen toimitusjohtaja ensi tapaamisemme jälkeen totesi: ”Tämä vaikuttaa hyvältä. Olisi mukava tehdä projekti yhdessä”. Ja sitten tehtiin. Toinenkin tulee mieleen. Teollisuusyrityksen alkuperäinen yrittäjä ja hallituksen puheenjohtaja soitti uuden vuoden aattona ja sanoi, että jotain pitäsi tehdä. Ja taas tehtiin. Vieläkin kumarran molempiin suuntiin syvään.

Suuret yritykset ovat täsmälleen yhtä surkeita kuin julkiset organsiaatiot, vaikka niitä eivät julkiset hankintalait velvoita. Päätöksentekokyky on hukkunut rakenteisiin, joita kukaan ei oikeasti hallitse tai edes hahmota. Pienissä yrityksissä rohkeutta ja haluja usein löytyy, mutta kyky, resurssit ja keinot puuttuvat.

Matriisiorganisaatiot ovat yksi johtajuusvajeen lähde

Tuottavuus ja työhyvinvointi: yhteinen selitys taustalla

Pitkään on väitelty siitä seuraako tuottavuus työhyvinvointia vai päin vastoin. Tieteellistäkin näyttöä asialle on löydetty: ”Kun erilaisia kausaalimalleja kokeiltiin, niin huomattiin, että selvin yhteys löytyy nimenomaan niin päin, että työhyvinvointi lisää tuottavuutta – eli täsmälleen, kuten ihmistieteilijä oli ennustanut.” Näin siteerasi Mikael Nederström hollantilaista laajaa finanssialan HR-ohjelmaa kolme vuotta sitten.

Väitän, että tuottavuudella ja työhyvinvoinnilla ei ole selvää syy-seuraus –suhdetta.

Miksi ihmisiä hukkuu tilastollisesti enemmän niinä päivinä, kun syödään paljon jäätelöä. Vaikuttaako jäätelönsyönti hukkumistodennäköisyyteen? Vai meneeko se toisin päin? Molemmat arvaukset menevät pieleen. Selittävä tekijä on jäätelönsyönnin ja hukkumisten taustalla oleva yhteinen syy, nimittäin lämmin kesäpäivä. Niinä päivinä ihmiset syövät jäätelöä runsaasti ja myös uivat paljon, mikä nostaa hukkumisten todennäköisyyttä.

Vastaavasta logiikasta on myös kyse työhyvinvoinnin ja tuottavuuden kohdalla. Tuottavuus ei ole työhyvinvoinnin seuraus. Eikä työhyvinvointi tuottavuuden. Mikä voi olla niiden yhteinen alkusyy?

Tiedämme, että yli puolet työajastamme kuluu muuhun kuin varsinaisten perustehtäviemme hoitoon. Kun muutamme työmme tekemisen tapaa ja sisältöä, pystymme keskittymään oleelliseen. Kun saamme enemmän aikaa tärkeille asioille nousee tuottavuutemme väistämättä. Samalla paranee työn mielekkyys ja työhyvinvointimme. Kun työyhteisön kaikki työntekijät pystyvät keskittymään tärkeisiin asioihin syntyy itseään voimistava positiivinen kierre.

Tuottavuuden parantaminen mielletään perinteisesti insinöörimiesten ja työhyvinvointi HR-naisten ja työterveyden alueeksi. Liiketoiminnasta vastaavien ja HR:n kannattaa oppia tuntemaan toistensa näkökulmia entistä paremmin. Kokonaisvaltainen ymmärrys auttaa. Ruvetaan kehittämään tuottavuutta ja työhyvinvointia yhtä aikaa. Liikkeelle lähdetään aikamme järkevästä käyttämisestä - viisaasta ajanhallinnasta.

Ulkoista huolet

Työt eivät lopu tekemällä eivätkä huolet murehtimalla. Huolet voi kuitenkin ulkoistaa ja keskittyä niihin asioihin, jotka ehtii kulloinkin tekemään.

Eniten mieltämme rasittavat tekemättömät työt. Niiden möykky kasvaa päässämme, kunnes emme enää uskalla asiaa edes ajatella. Epämiellyttäväkin työ tuntuu hyvältä sillä hetkellä, kun sen saa tehtyä.

Itsensä, työnantajansa ja perheensä edun mukaista on säilyttää hyvä työmotivaatio ja toimintakyky. 

Ota paperi tai vastaava sähköinen työkalu eteesi. Kirjoita ylös mieleesi tulevia tekemättömiä asioita liittyen työhön ja yksityiselämään. Pyri saamaan paperille kaikki mielessäsi pyörivät asiat. Nuku tarvittaessa yön yli ja täydennä listaa aamulla. Poista samalla listalta asiat, jotka eivät oikeasti ole merkittäviä. Niitä ovat kiireettömät ja ei-niin-tärkeät -asiat. Kukaan ei ole täydellinen, joten yli pyyhittäviä asioita ei kannata murehtia.

Jäljelle jäävät nyt ne, jotka joskus pitää saada hoidettua.

Rupea siirtämään asioita nyt kahteen koriin. Niistä ensimmäiseen tulevat ne, jotka pystyt hoitamaan lähiaikoina, tänään, tällä viikolla tai tässä kuussa.

Loput siirretään huolet-koriin. Kun siirrät asiat tähän koriin, olet päättänyt ne vielä hoitaa. Samalla päätät kuitenkin lakata niitä murehtimasta tänään, tällä viikolla tai tässä kuussa. Tiedät, että huolet ovat tallessa.

Työkorin asioiden hoitamisessa voit vielä käyttää tehtävien priorisointia kiirellisyys-tärkeys –kriteereillä. Ole tarkkana, ettet yritä tehdä enempää kuin voimavarasi oikeasti sallivat.

Tehokkain tapa saada asiat tehdyksi on tehdä ne kerralla valmiiksi. Jos se ei ole mahdollista palastele ne pienempiin osiin. Jos et ollenkaan kykene tekemään asiaa, siirrä se huolet-koriin ja päätä siitä, mitä tulee saada tehdyksi ennen kuin tehtävän kimppuun kannattaa käydä. 

Muista iloita jokaisesta asiasta, jonka saat tehtyä.

Kun korissa alkaa olla tilaa, voit palata huolet-koriin ja päättää, mitä otat sieltä työn alle. Voit myös miettiä, mitä uusia asioita on tullut vastaan ja lajitella niitä jälleen molempiin koreihin. Huomaa, että työkorin koko on aina paljon rajallisempi kuin huolet-korin. Sellaista elämä on.

Huolten ulkoistaminen nostaa tuottavuuttasi ja parantaa elämäsi laatua! 

Ajanhallinta, mielekäs työ ja hyvinvointi

Mielekkään työn tekeminen auttaa voimaan hyvin töissä. Mielekkyys syntyy merkityksellisyyden, hyödyllisyyden ja tärkeyden kokemuksista. Tärkeää työtä pääsee tekemään, kun jättää vähemmän tärkeän työn vähemmälle. Tämä edellyttää mahdollisuutta vaikuttaa siihen, mitä tekee – viisasta ajanhallintaa.

Asioiden looginen järjestys siis on: viisas ajanhallinta, merkityksellisen työn tekeminen ja työhyvinvointi. Työhyvinvointi on seuraus.

Vaarana on aiheuttaa työpahoinvointia vääränlaisella työhyvinvoinnin kehittämisellä – hoidetaan oireita syiden sijaan ja kasvatetaan odotusten ja todellisuuden kuilua. Tämä pätee myös elämän muilla osa-alueilla. Ongelmia ei kannata hoitaa päihteillä, eikä hyvää terveyttä kannata hakea huonoilla elämäntavoilla.

Työhyvinvoinnin kehittäminen  ja organisaation toiminta  eivät monissa organisaatioissa kytkeydy toisiinsa. Työhyvinvoinnin parissa työskentelevät usein eri alan ammattilaiset kuin organisaation prosessien, strategian ja johtamisen parissa. Mindfulness-valmentajat, life coachit ja työnohjaajat ovat kyvykkäitä, mutta toiminnan realiteetit eivät välttämättä ole tuttuja. Kokonaisuuden ymmärtäminen voi jäädä vähemmälle.

Tarvitsemme keinoja asioiden muuttamiseen sekä jaksamisen tukemiseen tilanteesta riippumatta.

Muutos on helpointa aloittaa itsestään. Kannattaa miettiä, mihin oma aika elämässä kuluu. Ovatko työ, vapaa-aika ja lepo tasapainossa? Mihin työpäivä kuluu? Mitkä asiat estävät perusasioihin keskittymisen? Miten voi omassa työssään käyttää järkeviä työtapoja? Miten priorisoida?

Organisaation menestyksekäs toiminta taas edellyttää selkeää strategiaa, toimintamalleja, osaamista ja hyvää johtamista.  Molemmat osapuolet tarvitsevat toisiaan. Organisaation muutos ei toimi ilman yksilöiden muutosta ja yhteisön muutos tukee yksilön muutosta.

Jaksamistamme voimme harjaannuttaa omilla toimillamme ja päätöksillämme. Positiivisuus on  oma päätös, samoin lasnäoleva mieli, kiitollisuus mennyttä kohtaan ja toiveikkuus tulevaa kohtaan. Jaksamme paremmin, kun voimme keskittyä omien luontaisten vahvuuksiemme toteuttamiseen työssämme.

Tavoitteena on muuttaa työelämää samaan aikaan kiireettömämmäksi ja tuottavammaksi.

Nämä eivät ole toistensa vastakohtia vaan eri ulottuvuuksia. Tuottamaton kiire on sähläämistä.

Tuottamaton kiireettömyys laiskuutta. Tuottava kiire on verrattavissa turboruuvin kääntämiseen

kunnes poksahtaa.

Kestävän ja positiivisen kehityksen elementit  löytyvät tuottavasta kiireettömyydestä – oikeiden asioiden tekemisestä oikein.