Hypertuottavuus - tärkeät työtehtävät

Hypertuottavuuden kaavassa ensimmäinen tekijä on ”käytetään aikamme tärkeään” eli tärkeät työtehtävät.

Tärkeitä työtehtäviä ovat ne, joiden tuloksista asiakas on valmis maksamaan. Ydintehtäviksi niitä myös kutsutaan. Kahteen kysymykseen siis pitää osata vastata. Kuka on asiakas ja mikä tarkalleen ottaen on se palvelu tai tuote, josta hän on valmis maksamaan.

Saman voi nähdä myös vastakkaisista näkökulmista. Kuka ei ole asiakas? Mistä asiakkaasi ei ole valmis maksamaan?

Asiakas on se, jolta raha tulee - ainakin tavallisesti. Aina asia ei ole näin yksiselitteinen. Pääomasijoittajan asiakas ei ole rahoitettava yritys vaan ne tahot, jotka ovat antaneet rahansa sijoitettavaksi. Julkisella rahalla toteutettavassa kehittämisprojektissa asiakas on kehitettävä yritys eikä rahoittaja. Organisaatioiden sisäisissä palveluketjuissa asiakkaan tunnistaminen voi olla myös haastavaa varsinkin, jos ei ole olemassa markkinamekanismia, joka palvelut hinnoittelee sekä kohtauttaa tarjonnan ja kysynnän.

Asiakas ei ole ilman pakkoa valmis maksamaan asioista, jotka eivät tuota hintaa korkeampaa hyötyä tai arvoa. Omien virheiden korjaaminen, turha asioiden odottelu, liiallinen asioiden hifistely eli ”ylilaatu” ja organisaatiosi oma byrokratia kuuluvat tähän joukkoon. Muita esimerkkejä ovat oma asioiden säätäminen, sisäiset palaverit, älyvempaimien käpistely, höpöttävien kollegoiden sinulta varastama aika, epäkelpojen työtilojen aiheuttamat häiriöt ja toimimattomat tai hitaat ohjelmistot.

Noin puolet tämän päivän aikavarkaista ovat itse aiheutettuja ja toinen puoli organsiaation toiminnasta lähtöisin. Tapauskohtaiset vaihtelut ovat tosin hyvin suuria.

Tee näin: listaa työtehtäväsi. Ryhmittele tarvittaessa. Pohdi miten työaika jakautuu listattujen tehtävien kesken. Mieti, mitkä kuuluvat tärkeiden joukkoon ja mitkä eivät. Mieti, miten pääset eroon turhista tehtävistä. Mitä voit tehdä asioille itse, missä tarvitset muiden apua, mitä voit delegoida ja mitä voi jättää kokonaan tekemättä.

Laadi nyt tavoitteellinen tehtävälista: tärkeitä tehtäviä, joita haluat ja kykenet tekemään. Jos lähtötilanteessa tehtäväsi jakautui vaikka 40 / 60 / 10 (tärkeät, ei tärkeät, ylityöt) pyri aina tilanteeseen 80 / 20 (tärkeät, ei tärkeät). Jos tuntuu vaikealta, mieti millä edellytyksillä tavoitetilanne voi toteutua. Ole ennakkoluuloton ja rohkea. Tuo esiin haasteellisiltakin vaikuttavat, esteenä olevat asiat.

Kun työyhteisössä ruvetaan tekemään samaa työtä laajemminkin, syntyy ennen pitkää myönteinen, itseään vahvistava kierre.

Näin tehdään ensimmäinen tuottavuuden tuplaus.