Ideoiden kipinöintä kotitoimistolla

Luovaa työtä ei tehdä työpaikalla. Sitä ei voi myöskään sitoa säännölliseen työaikaan.

Yhä suurempi osa meistä on erilaisia asiantuntijoita, erityisasiantuntijoita, ammattilaisia tai johtajia. Luova työ kuuluu kaikkien tehtävänkuvaan, tai ainakin pitäisi kuulua.

Hyvin tuntemani tutkimusprofessorin touhut eivät koskaan näytä työnteolta. En ole häntä tietokoneen äärestä tavannut. Ainoa tuntemani työskentelymuoto hänen kanssaan on keskustelu. Sähköpostienkin kanssa on vähän niin ja näin. Hän käyttää merkittävän osan ajastaan itselleen tärkeisiin harrastuksiin. Luovuus on voimissaan, ideoita pukkaa niin, että pää meinaa välillä räjähtää. Poikkeusyksilö toki, mutta jotain voimme kaikki oppia.

Luovuutta sisältävä työ ja mitattava työaika liittyvät toisiinsa, mutta käänteisesti. Mitä enemmän työpäiväsi venyvät, mitä enemmän on kiirettä, sitä vähemmän saat aikaan. Et ehdi keksiä ratkaisuja asioihin. Tuottavuutesi laskee. Jos siis olet mielestäsi huippuammattilainen ja samalla kovin kiireinen, pysähdy. Mieti hetki, mitä hyödyllistä tai luovaa olet saanut viimeaikoina oikeasti aikaan. Oletko työyhteisösi siunaus vai kirous.

Tekemisiä kannattaa miettiä kokonaisuutena. Omalle ajattelu- ja suunnittelutyölle pitää jättää riittävästi aikaa. Samoin joutenololle, harrastuksille ja uusille elämyksille. Yhteistä pohdintaa ja päätöksiä edellyttävät asiat tehdään porukalla. Mutta ne sisältävät aina yksin tai pienellä ryhmällä tehtävää ennakko- ja jälkityötä.

Ideaalinen tilanne on tehdä työtään siellä missä se kulloinkin parhaiten luonnistaa - kotona, avokonttorissa, tiimitilassa, omassa työhuoneessa, mökin laiturilla, lentokoneessa, junamatkalla ...

Kuvassa on oma mobiili kotikonttorini Porissa. Kannattaa huomata pyykkikorin mahdollistama läppärin ergonomisesti oikea korkeus ja lihanleikkuualustan mahdollistama riittävä ja vanka työtaso.

Ihana sähköposti!

Sähköposti on loistava keksintö. Ei ole sähköpostin vika, jos sillä saa työnsä sekaisin. Monet valitettavasti saavat. Tilanne tuntuu eskaloituvan.

Työarjessa törmää tapauksiin, joissa tärkeätkin liiketapahtumaviestit ovat lukematta pitkältä ajalta ja näin pysäyttävät prosessit. Lisäksi tulevat erilaiset sähköpostien estot ja filtterit. On mahdotonta ymmärtää, miksi asiakkaani viesti ei tule minulle perille tai luokitellaan roskapostiksi – oikeasti tämä pistää vihaksi.

Ne hienot asiat ...

Sähköpostin ansiosta enää ei tarvitse lähettää perinteisiä kirjeitä. Säästyy energiaa ja luontoa. Toimitaan ekologisesti.

Sähköpostin lähettäjä voi aina kiteyttää oleellisen asian aihekenttään. Vastaanottaja käy tällöin satoja sähköposteja hetkessä läpi vain aiheet silmäillen ja samalla pääsee delete-näppäimellä valtaosasta eroon. Ei tarvitse sormet verillä kirjeitä availla.

Sähköpostiohjelman voi laittaa päälle ja kiinni - oikeasti. Jollet satu olemaan asiakaspalvelun sähköposti -hot line, voit huoletta lukea postisi kerran-pari päivässä.

Oman työyhteisön sisällä kannattaa ehdottomasti sopia sähköpostin käytön pelisäännöt. Esimerkiksi normiposteihin reagoidaan vuorokauden sisällä ja kiireellisiin !-posteihin tunnin sisällä.

Koska tämä ei nyt ihan yhdellä blogilla hoidu, päätin toteuttaa sähköpostin fiksua käyttöä käsittelevän puolen päivän koulutuksen. Se sopii kaikille, jotka hyödyntävät työssään sähköpostia päätyönsä tukena.

Kyseessä on ensiapukurssi kiireisille. Haetaan keinot puolittaa sähköpostin ääressä käytetty aika ja parannetaan samalla oman työn vaikuttavuutta. Mottona Aikaa oleelliseen – parempi mieli!

Näitä käsittelemme

• Sähköpostin siunaus ja kirous: kuinka paljon sähköposti vie aikaani
• Sähköposti osana työarjen prosesseja ja toimivia työtapoja
• Järkevä käyttö ja pelisäännöt: vähemmän on enemmän
• Näin lähetän sopivan määrän, ymmärrettäviä ja hyödyllisiä sähköposteja
• Näin käsittelen saamani sähköpostit oikea-aikaisesti ja tehokkaasti
• Ruuhkan purkaminen
• Aikaa oleelliseen – parempi mieli!

Päivät to 9.4 klo 13 – 16 ja ti 2.6 klo 13 – 16.

Joulumaata etsimässä

Noin viisi työpäivää jouluun. Paljoa ei enää ehdi tehdä eikä kannata edes yrittää.

Nyt on sopiva aika todeta, mitä vuoden aikana on saanut aikaan.

Pakottavia töitä varten on vielä ihan tarkalleen yhdeksän työpäivää ennen vuodenvaihdetta. Huolten ulkoistuksen tekniikkaa kannattaa soveltaa. Mieti, mitä tekemättömien töiden listalta vielä voit kohtuudella tehdä. Varmista, että saat ne tehtyä. Älä murehdi muista töistä nyt. Ne jäävät tältä vuodelta tekemättä.

Jos joulun valmistelu tuntuu turhan raskaalta, päätä tehdä asiat aivan uudella tavalla. Älä valmistele joulua ollenkaan. Kokeile, miltä äärimmäinen yksinkertaisuus tuntuu. Jokunen kynttilä, yksinkertaista ruokaa, keskittymistä hyvään kirjaan, yhdessäoloa läheisten kanssa.

Katkaise joku vanha traditio, olipa se kuinka tärkeä tai rakas tahansa. Epämiellyttävän asian lopettaminen on helpotus. Miellyttävän lopetus tai keskeytys tekee siitä jatkossa vielä rakkaamman. Se voi siirtyä rauhassa muistojen kultamaahan.

Siitä tuli mieleen Joulumaa, yksi hienoimpia joululauluja. Se on Katri-helenan säveltämä ja Juha Vainion sanoittama.

”Joulumaa on muutakin kuin pelkkää toiveunta

Joulumaa on ihmismielen rauhan valtakunta

Eikä sinne matka silloin kovin kauan kestä

Joulumaa, jos jokaiselta löytyy sydämestä”

Joulumaasta uskoo moni onnen löytävänsä

Mutta sepä kätkeytyy tai narraa etsijänsä

Onnea kun mikään mylly valmiiksi ei jauha

Itsestään on löydettävä ihmisen vain rauha”

Näkökulman vaihto: seuraaviin omenankukkiin on noin puoli vuotta

Kiireaddiktio

Addiktio tarkoittaa riippuvuutta, pakonomaista tarvetta harjoittaa jotain toimintoa tai tuntea tietynlaisia tunteita. Riippuvuus voi olla hyvästä tai pahasta, mutta liika on aina liikaa. Addiktion lähteitä voivat olla monet asiat kuten alkoholi, huumeet, seksi, syöminen, pelaaminen ja netti. Riippuvuus liittyy usein mielihyvähakuisuuteen.

Entä kiire? Ainakin se tuntuu olevan erittäin monien vakituinen seuralainen.

Ulkoa aiheutettu kiire tuskin on addiktoivaa. Päin vastoin. Pysyvä kiire aiheuttaa stressiä ja pitkään jatkuessaan ihminen uupuu. Asioille voi tehdä jotain, paljonkin. Mutta ne jutut eivät ole tämän kirjoituksen aihe.

Kiire voi olla itse aiheutettua. Syynä ehkä kokemattomuus. Ei osata sanoa ei. Luvataan liikaa.

Joukostamme löytyy niitä, jotka aiheuttavat kiireensä itse ja jäävät siihen koukkuun.

Hupaisia tai oikastaan traagisia tarinoita kuulee ihmisistä, tyypillisesti korkeassa tehtävissä toimivista, jotka ovat aktiivisia 24/7. Toimitusjohtaja X kuulemma vastasi viestiin kuin viestiin aina 8 minuutin kuluessa.

Ylikierroksilla käyminen saattaa aiheuttaa hyvän olon tunnetta. Tuntee elävänsä. Kiire saattaa olla myös pakoa jostain, jota ei haluta kohdata. Kun työt vievät kaiken ajan voi välttää yksityiselämänsä vaikeita paikkoja. Kiireellä saattaa yrittää osoittaa omaa tärkeyttään ja korvaamattomuuttaan. Joihinkin tämä voi tehdä jopa vaikutuksen.

Itse olen kyllä oppinut katselemaan kiireellään kehuvaa hieman kieroon tai ainakin pilke silmäkulmassa. Kiireinen voi tuottaa myös tahatonta huumoria tyyliin ”nyt on niin kiire, että ei ehdi tehdä mitään”.

Oletko koskaan ollut tilanteessa, jossa toisensa kohdanneet ihmiset ovat kehuskelleet omilla kiireisillä tekemisillään? Sillä ei kannata kehuskella, kun se ei ole kehumisen arvoista.

Todelliset ammattilaiset käyttävät aikansa tärkeisiin asioihin ilman kiirettä tai kiireen tuntua. Työ on aikaansaavaa, oleelliseen keskittyvää. Kun ei tarvitse sählätä, välittyy työstä kiireettömyyden tuntu.

Jos aikasi ei riitä mihinkään ja kalenterisi on viikkoja täynnä etukäteen, tunnistatko itsessäsi kiireaddiktioon viittaavia piirteitä?

Kiireetöntä joulun odotusta

Uudelleenperehdytys

Kuvitellaan työyhteisö,  jossa kaikki työntekijät hallitsevat omat tehtävänsä ja nauttivat työstään. Useissa tapauksissa ollaan tästä valovuoden päässä.

Omien työtehtävien hallinnalla tarkoitan tässä niitä työhön ja työyhteisöön liittyviä asioita, jotka kelvollinen perehdytysprosessi opettaa uusille työntekijöille.  Uusien työelämätaitojen sekä ammattiosaamisen oppiminen on vielä sitten asia erikseen.

Asiat ovat todennäköisesti muuttuneet siitä, kun vanhat työntekijät ovat perehdytyksensä saaneet. Mikäli se on jäänyt tekemättä tai vajaaksi, ei onneksi ole koskaan liian myöhäistä asiaa korjata.

Henkilötasolla tilanne on vaihtelevasti yksilöllinen. Sosiaalisesti taitavat, avoimet ja motivoituneet työntekijät pitävät itsekin huolta työarjen osaamisestaan. Entä sitten ne, jotka eivät kehtaa paljastaa osaamattomuuttaan? Eivät kysy vaikka pitäisi eikä kukaan tule neuvomaan.

Perinteisen määritelmän mukaan perehdytys tarkoittaa työnantajan työsuhteen alussa järjestämää

koulutuskokonaisuutta, jossa tutustutaan työtehtäviin ja yritykseen. Tuoreemman määritelmän mukaan perehdytys on pitkäkestoinen ja vuorovaikutteinen prosessi, jossa luodaan edellytykset ja halu menestykselliseen työskentelyyn yrityksessä (Lähde: Lauri Luoto, blogikirjoitus, Psycon).

Työntekijöiden riittävä osaaminen kannattaa selvittää eikä elää luulojen varassa. Jatkotoimet  päätetään, kun faktat ovat pöydällä.

Työyhteisön tuloksellisuus edellyttää ainakin sitä, että kaikki tuntevat sen perustehtävät ja ovat niihin sitoutuneita. Keskeiset työmenetelmät ja apuvälineet tulee hallita. Ajanhallinnan ja töiden priorisoinnin perusteet niin ikään. Sitoutumista edesauttaa, kun ymmärtää oman työnsä liittymisen laajempaan kokonaisuuteen. Myös työyhteisön yhteisten pelisääntöjen tuntemus auttaa, mikäli ne on määritelty.

Asiasta lähiaikoina lisää Ajantiedon uudessa koulutuksessa.

 

Höpöttävät kollegat

Blogissa syyskuun 16. päivä kirjoitin höpöttävästä, mutta muuten mukavasta kollegasta. Hänellä oli tapana tulla tarinaa kertoneen työpisteeseen aamukahdeksalta ja viipyä siinä jopa usean tunnin ajan. Kertoja ei kehdannut asiasta höpöttäjälle sanoa, vaan rupesi tulemaan töihin jo kuuden jälkeen, että edes silloin sai rauhassa tehdä töitä. Selvästi huono päätös.

Viime koulutuksessa kuulin vielä hassumman jutun. Nyt kertomuksen henkilö oli tavannut käyttää päivän ensi tunnit sen raportointiin, mitä edellisen työpäivän jälkeen oli kotona lasten, harrastusten jne. parissa tapahtunut. Kun tarina oli kerrottu, hän jatkoi samaa asiaa soittamalla äidilleen. Ja sitten vielä kaverilleen. Siinä se työpäivä sitten meni.

Useiden kuljetusyrittäjien yhteenliittymää ohjannut henkilö kertoi kokemuksiaan. Nyt ongelmana olivat kymmenet kuskit, jotka tulivat jutustelemaan ja kahvittelemaan ymmärtämättä, että näin veivät merkittävän osan kertojan työajasta.

Joillekin tuntuu olevan tosi haastavaa oivaltaa, miksi töissä käydään. Tai sitten oivalletaan, mutta ei välitetä. Ajatellaan palkan olevan subjektiivinen oikeus, joka ei liity työn tekemiseen.

Jälkimmäisessä esimerkissä kyse oli enemmänkin huomaavaisuuden ja hyvän käytöksen puutteesta.

Meidän on kyettävä ymmärtämään oman käyttäytymisemme vaikutukset toisiin ihmisiin. Oma aikamme on tärkeintä, ainoa asia, mitä meillä on. Siitä on pidettävä kiinni ja toistenkin on sitä kunnioitettava.

Muutos on helpointa aloittaa itsestä. Kannattaa hetkeksi pysähtyä pohtimaan, ettei itse satu olemaan se höpöttäjä.

Olitpa kolega, esimies tai alainen on opeteltava sanomaan ystävällisesti, päättäväisesti ja toista loukkaamatta: ”Nyt en millään ehdi keskustella kanssasi, koska tekemättömät työt painavat päälle ja haluan saada ne tehtyä”.

Enhän vain itse ole paidan henkilö.

Mindful-Flow: 5 + 5 arjen ohjetta

Rauhoitetaan mieli

Kun työmuistime ovat täynnä, on olomme levoton ja stressaantunut. Erityisesti tekemättömät asiat rasittavat. Mielensä voi rauhoittaa, puhdistaa turhista asioista, kun niin päättää.  Ota hyvä istuma-asento, laita silmät kiinni, vedä keuhkot täyteen ilmaa hitaasti ja hengitä ulos vielä hitaammin muutaman kerran. Keskitä huomiosi hengittämiseen. Älä ajattele mitään muuta. Jo yhden minuutun mikrotauko auttaa rauhoittumaan. Mieltänsä voi rauhoittaa missä tahansa tilanteessa. Päätä olla ajattelematta mitään vaikka kävellessäsi. Jos joku ajatus pakolla tunkee mieleesi, poista se ja aloita alusta.

Hidastetaan tahtia

Meillä kaikilla on yksilöllinen tekemisen tahti. Se liittyy persoonamme ja elinympäristöömme. Pohjoisen ja maaseudun ihmiset ovat kaupunkilaisia verkkaampia. Olipa rytmisi mikä tahansa, päätä tehdä asioita nyt selvästi hitaammin, tietoisemmin ja yksityiskohdista nauttien. Robert Pirsigin klassikkokirja Zen ja moottoripyörän kunnossapito kertoo tästä. Tekeminen voi olla mitä tahansa: varsinaista työtäsi, ruuan laittoa, nikkarointia, kävelyä, syömistä ...

Haaveillaan

Voimme itse nostaa tietoiseen mieleemme haluamiamme asioita menneisyydestä. Voimme myös pohtia tulevaisuutta ja sen meille tarjoamia hyviä asioita. Kiitollisuus ja toiveikkuus ovat omia päätöksiämme. Ajattele näitä mennessäsi nukkumaan, jatka herätessäsi tai mene pitkällesi kesken päivää. Haaveilu on helpompaa makuuasennossa mutta onnistuu myös mukavasti istuen. Vinkki: jää kiireettömänä aamuna herättyäsi joskus sänkyyn tietoisen läsnäolon haavemoodiin.

Ollaan vaan

Ensimmäisessä kohdassa rauhoitettiin mieli. Nyt vaan ollaan rauhallisin mielin eikä tehdä mitään. Ollaan pitkällään tai istutaan. Pidetään mieli puhtaana eli mahdollsimman tyhjänä. Voit myös vuorotella puhdistettua mieltä ja haluamasi asian pohtimista.

Nukutaan hyvin

Positiivinen läsnäolo on mahdotonta jos väsymys painaa. Hyvä, syvä ja riittävä uni on tärkeää.

Rauhoitetaan tahtia tunti pari ennen nukkumaan menoa. Fyysisesti raskaat asiat ajoitetaan alkuiltaan. Ihan täydellä vatsalla ähky vaikeuttaa nukkumista. Ihan tyhjä vatsa kurnii. Rauhoita mieli tai pohdi enintään mukavia asioita, myönteisiä mielikuvia.

 ...............

Varataan työlle riittävä aika

Työ on nautinnollista, kun sitä pystyy tekemään itselle ominaiseen tahtiin. Jos ajattelet tarvitsevasi kaksi tuntia varaa kolme.

Häiriötön ympäristö

Varmista ennalta, että kykenet haluamasi työn tekemään ilman keskeytyksiä. Varaa itsellesi sopiva työtila. Tee kotona jotain, mitä normaalisti tekisit häiriöisessä maisemakonttorissa. Mene krijastoon lukemaan. Tee itsellesi ei saa häiritä –kyltti ja ripusta se näkyville.

Valmistaudutaan

Työn saa tehtyä helpommin valmiiksi asti, kun tarvittavat esityöt on tehty. Hanki tarvittavat tiedot, materiaalit ja tee työsuunnitelma tarvittaessa.

Oikeat työkalut ja menetelmät

Oletko tietoinen, mitä työkaluja tarvitset. Kultasepän pikkuvasaralla ja moukarilla on eroa. Eri työmenetelmiä yhdistämällä muodostuu järkeviä työnkulkuja, prosesseja. Kun siivoaa, kannattaa aloittaa ylhäältä. Muuten pöydän leivänmurut ovat lopulta imuroidulla ja pestyllä lattialla.

Keskitytään vain tekemiseen

Kun työtä tehdään, niin sitten sitä vaan tehdään. Parhaimmillaan et huomaa enää ajan kulua vaan jatkat uupumukseen saakka. Taukoja voi ja kannattaa pitää, kun hyvältä tuntuu.

Kuvassa Mindful-Flow elämää: telttailua ja lähirannan sinisimpukoiden valmistusta kirpeän raikkaassa kevätsäässä Jäämeren rannalla: