Tavaksi on tullut haukkua sähköpostia. Se on kuitenkin edelleen erinomainen työkalu oikein käytettynä. Väärin
käytettynä se on yksi pahimmista stressiä aiheuttavista aikavarkaista.
”Työhöni liittyvät ongelmat ovat jo pitkään kasautuneet. Nyt en enää
jaksa, joten kirjoitan kokemani epäkohdat ja vääryydet ylös. Viestistä tulee
aika pitkä. Reilut kaksi sivua. Laitan sen jakeluun kollegalleni ja tiedoksi
vielä koko tiimille. Saan helpotusta pahalle mielelleni.”
Kollega lukee viestin ja ärsyyntyy, koska eivät asiat oikeasti ole niin
kuin viestissä lukee. Hän vastaa siihen samalla mitalla ja laajentaa jakelua
vielä hieman. Ensimmäisen viestin lähettäjä kimpaantuu, koska asiat
näyttävätkin nyt ihan muulta kuin alkuperäisessä viestissä. Tästä alkaa
viestien ja tunteiden kuumeneminen.
Onko koskaan käynyt kuvatulla tavalla?
On asioita, jotka voi hoitaa kätevästi sähköpostilla. Jotkut asiat
hoituvat vaivattomammin soittamalla ja joihinkin tarvitaan porukan yhteinen
tapaaminen.
Sähköposti on hyvä väline välittää henkilölle yksi lyhyt viesti tai
pyyntö. Jos asia on kiistanalainen tai epäselvä kannattaa soittaa tai tavata.
Sähköpostin voi laittaa myös tiedoksi muillekin, jolloin tietoa tarvitsevat
pysyvät ajan tasalla.
Sähköpostin aihe pitää aina mainita selkeästi. Hyvin kiteytynyt ja
toimintaan ohjaava muotoilu on paras. Se säästää vastaanottajan aikaa ja auttaa
häntä priorisoimaan omaa tekemistä.
Sähköposteja ei tarvitse lukea koko aikaa. Jos haluaa keskittyä johonkin,
pitää sähköpostin olla pois päältä. Monissa tehtävissä riittää viestien läpikäynti
1 – 2 kertaa päivässä.
Sähköpostit pysyvät tallessa hyvässä järjestyksessä, vaikka ei tee
niille heti mitään. Kun postit käy läpi, voi niistä tavallisesti deletoida
aiheen perusteella jo suurimman osan. Loput voi sitten siirtää omaan työjonoon.
Nopeat asiat kannattaa hoitaa heti ja varata haastaville asioille oma aika
kalenteriin.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti