Lomallejäämisvinkkejä

Helsingin Sanomien haastattelu

Juhannusaatto toissavuonna

60 % ajastamme

Kuinka paljon on kohtuullista käyttää työajastamme siihen, mitä varten töissä käymme eli perustehtäviemme hoitamiseen?

Sataan prosenttiin ei edes voi päästä. Ihan helppoa ei ole myöskään tehdä eroa perustehtävien ja turhien asioiden välillä. Varsinkin luovassa työssä näennäinen tekemättömyys, aivojen lepuuttaminen saattaa olla erityisen tuottavaa.

Asiat ovat erinomaisesti, jos pystyy käyttämään 80 % työajastaan perustehtävien esteettömään hoitamiseen. Todellisuudessa pääsemme vain puoleen tuosta eli 40 %:iin. Kuusikymmentä prosenttia kuluu muuhun kuin pitäisi.

Parannuspotentiaali on siis valtava. Tässä piilee kansallisen kilpailukykymme ja tulevan nousumme salaisuus.  Ainakaan organisaatiorakenteita muuttamalla tilanne ei kohennu. Terveiset menevät erityisesti edelliselle hallitukselle ja sen puuhastelulle kunta- ja SOTE-hallintorakenteiden parissa.

Mikä tästä tekee niin vaikeaa?

Joissain tapauksissa perustehtävät ovat hukassa. Pahimmillaan törmää tilanteisiin, joissa palkan nauttiminen tuntuu subjektiiviselta oikeudelta. Tehdystä työstä ei ole niin väliä. Syynä saattaa olla myös huono johtaminen.

Useissa tapauksessa tärkeät tehtävät ovat kyllä tiedossa ja tahtoakin löytyy, mutta käytännössä asiat eivät toimi halutulla tavalla. Nyt syyt ovat joko omassa osaamisessa tai työyhteisön toiminnan puutteissa. Viisas ajanhallinta -koulutusten tuloksena on rakentunut, joka luettelee 35 erilaista syytä huonoon tilanteeseen. Puolet niistä ovat omassa vallassa ja puolet riippuvia työyhteisön toiminnasta. Muutos kannattaa aloittaa omasta itsestä. Se voi olla laajemmankin positiivisen kehityksen alkupiste.

Aluksi voi vaikka vastata seuraaviin kymmeneen kysymykseen:

•  Hallitsenko tarvittavat työmenetelmät? 
•  Käytänkö sähköpostia oikein? 
•  Suljenko mobiililaitteeni tarvittaessa?
•  Priorisoinko tekemiseni?
•  Osaanko ulkoistaa murheeni?
•  Onko minulla riittävästi omaa aikaa?
•  Toiminko ratkaisukeskeisesti? 
•  Toimiiko yhteistyö kollegoideni kanssa? 
•  Teenkö nyt arvojeni mukaista työtä?
•  Ovatko työni suunnittelu ja toteutus tasapainossa?

Kesää kohden kuplien

Viisasta ajanhallintaa pohjoisen hangilla

Vuosi on kulunut siitä, kun viimeksi olimme Lapin hangilla. Odotus loppuu huomenna, kun vaimon kanssa yötä vasten autolla Enontekiölle suuntaamme. Metsäsukset, rinkat, ahkio, teltta, pyssy jne. mukana riekkometsälle.

Pohjoisen keväthanget koukuttivat minut alunperin jo kouluikäisenä, kun hiihtolomilla olimme Pallas-Ounas –tunturin maastoissa. Aivan uusi ulottuvuus asioihin syntyi reilut kymmenen vuotta sitten, kun oli alkanut harrastaa myös metsästystä. Talvinen Ylä-Lapin riekkojahti on parasta, mitä sillä alalla tiedän.

Mutta mitä tekemistä tällä on viisaan ajanhallinnan kanssa?

Lapissa kännykkä on kiinni. Älypuhelimen kanssa se on erityisen helppoa, koska akut menevät hetkessä tyhjäksi ja kenttä ei riitä. Oma 10 v vanha nokialainen kyllä toimii, mutta kiinni on sekin. Pystyy elämään viikon päivät vapauden tunteen vallassa. Tunne on aito, mutta vapaus toki illuusio.

Hangilla hiihtäessä pää on kevyen tuntuinen. Alitajunta työstää rauhassa asioita. Voi antaa itsensä olla puhumattomassa flow-tilassa hiihtoon ja luonnon tarkkailuun keskittyen. Umpihankihiihto metsäsuksilla nostaa sopivasti pulssia. Tasaista rasitusta kestää useita tunteja ja loppuviikosta vielä pitempään.

Maailman tapahtumat jäävät taka-alalle. Viime vuonna viikon radiohiljaisuuden jälkeen iltapäiväuutisten ensimmäinen liittyi Ukrainaan ja toinen ISIS-järjestön tekemisiin. Kolmatta en nyt muista, mutta samaa linjaa sekin edusti. Isot asiat pysyvät tiedotusvälineissä sitkeästi, eikä pienistä kannata välittää.

Lapissa on mukava nauttia olutta, viinia ja väkevääkin. Mutta yhtä lailla mukavaa on juoda vain teetä.

Tälläkin kertaa taidetaan keskittyä vihreään teehen ja aistien valppaana pitämiseen. Riekon kätkätys aamun sarastaessa, kun itse on jo virkeä sykähdyttää ja pistää metsämieheen vauhtia.

Teltta-  ja autiotupamajoituksessa päivän kulku on jotain seuraavaa:

Ylös aamun sarastaessa. Vaatteet päälle, aamupalaa ja suksille. Hiihtelyä voimien mukaan 5 – 8 tuntia.

Välillä hieman juotavaa, mutta ei varsinaista ruokailua kuivahedelmia, -lihaa ja pähkinöitä lukuunottamatta. Takaisin tukikohtaan. Varusteiden kuivattelua, ruuan laittoa, keskustelua voimien mukaan ja illan hämärtyessä takaisin nukkumaan. Unta 10 – 12 tuntia ja sama jatkuu.

Riekkomiehen vaimo

Liian usein liian rauhaton

Rauhattomuus on aikamme perustunne.

Uutta asennetta kannattaa lähteä opettelemaan koirilta. Viime syksynä edesmennyttä Viiviä muistellessa palautuu mieleen hänen lunki ja rento elämänasenne. Suurin osa ajasta kului loikoillessa ja sitten kun jotain tehtiin, vispasi häntä aina lupsakasti riemua ilmentäen.

Valveillaoloaika jakautuu olemiseen ja tekemiseen. Ongelma on se, että oleminen unohtuu kiireessä kokonaan.

Tekeminen kuormittaa jatkuvasti työmuisteja. Niitä on vain muutama ja ne täyttyvät hyvin pian touhutessa ja asioita murehtiessa. Tilannetta pahennamme vielä omatoimisesti, osin huomaamattamme.

Ohje 1: laita älypuhelin ja tabletti välillä virtakytkimestä kiinni.

Yksi keino rauhattomuuden vähentämiseen on huolten ulkoistaminen. Asiasta kirjoitin viime vuoden huhtikuun blogissa.

Hyvin yksinkertainen keino itsensä rauhoittamiseen on istahtaminen mukavaan asentoon ja keskittyminen ainoastaan hengitykseen. Vedetään ilmaa keuhkoihin rauhallisesti ja pitkään. Sen jälkeen puhalletaan ne tyhjäksi pitkään ja rauhallisesti. Toistetaan muutama kerta.

Tietoisen läsnäolon (Mindfulness) oppaat ovat täynnä ohjeita, joista ainakin yksinkertaisimmaat ovat myös ihan hyviä. Vältä kuitenkin hurahdusta. Hyviä rauhoittumisen keinoja löytyy arjesta runsaasti.

Hengittämisen lisäksi voit vaikka keskittyä katseellasi hakemaan tuttuihin asioihin uutta näkökulmaa ja keskittyä vain siihen. Tai voit laittaa silmät kiinni ja keskittyä pelkästään kuuntelemaan kaikkea ympärillä kuuluvaa. Montako eri ääntä kuulet? Kokeile vastaavaa myös hajuaistillasi, jos sellainen toimii.

Rakenna siis päiväsi niin, että siinä on riittävästi pieniä olemisen pysähdyksiä. Minuutti-pari kerran tunnissa. Päivään kannatttaa mahduttaa myös pidempiä pysähdyksiä, joiden aikana pyritään saamaan aivot olemisen peruskierroksille. Ainakin kävely antaa tähän hyvän mahdollisuuden. Rauhallinen teehetki – tai lasillinen viiniä toimivat niin ikään.

Rauhallisuus seuraa työmuistien buuttausta eli mielen putsaamista riittävän usein.

Kuvassa Viivi (rauhallinen) ja Jaana (iloinen)

Tiedon, epätiedon ja ajan pohdintaa

Seuraavan linkin Tiedon ja epätiedon pohdintaa takaa löydät pohdintaa tiedolla ja epätiedolla hämäämisestä.

Elämässä ei ole useinkaan helppoa nähdä, mikä asia on ylipäätään oikeaa tietoa ja mikä vain satunnaista kohinaa. Pörssianalyytikot saattavat yrittää löytää käppyröistään merkityksiä, mutta todennäköisesti he vain löytävät oikeasti satunnaisille asioille näennäisiä selityksiä. Se on ns. bulshittiä, suomeksi hevon***kaa.

Toinen asia on tajuta, kuinka pitkään jotain ilmiötä pitää seurata, jotta kohinan pystyy erottamaan todellisesta asiasta. Voiko se olla kolme (= kvarttaali) kuukautta pörssiyhtiössä, kun pitkään toiminut perheyhtiö puhuu 25-vuoden kvarttaleista?

Tässä kohtaa kannattaa pysähtyä pohtimaan asioiden luontaista dynamiikkaa.

Kuinka nopeasti juokset 100 metriä? Parhaat juoksevat sen alle 10 sekunnassa ja harva tarvitsee yli puolta minuuttia. Kukaan ei siihen tuntia tarvitse.

Kuinka kauan kestää uuden innovaation kaupallistaminen? Se kestää todennäköisesti pikemminkin 20 kuin 2 vuotta.

Kuinka kauan kannattaa olla samassa työssä nähdäkseen oman työnsä tulokset? Muutaman vuoden se todennäköisesti vie ehkä 5 - 10 vuotta, ehkä koko työuran. Joka tapauksessa vuodessa-kahdessa ei oikeasti ehdi saada aikaan vielä paljoakaan vaikka houkutus olisi muuta osoittaa.

Aamuisessa uutislähetyksessä Ruotsin kuningas sanoi 40-vuoden kunkkukokemuksen osoittaneen, että asioista ennen pitkää aina selvitään ja ne voivat jopa kehittyä entistä parempaan suuntaan. Tämä sanomiseen todella tarvitaan henkilö, joka on kokenut ja nähnyt asioiden ylä- ja alamäkiä.

Sellaisia henkilöitä tarvitsemme myös käytännön työelämässä.

Ylemmässä kuvassa on merellä näkynyt kangastus voimakkaasti alla olevan kuvan horisontista suurennettuna. Alakuva antaa kokonaiskuvan kevättalvisesta Selkämeren maisemasta Porin edustalla.

Ideoiden kipinöintä kotitoimistolla

Luovaa työtä ei tehdä työpaikalla. Sitä ei voi myöskään sitoa säännölliseen työaikaan.

Yhä suurempi osa meistä on erilaisia asiantuntijoita, erityisasiantuntijoita, ammattilaisia tai johtajia. Luova työ kuuluu kaikkien tehtävänkuvaan, tai ainakin pitäisi kuulua.

Hyvin tuntemani tutkimusprofessorin touhut eivät koskaan näytä työnteolta. En ole häntä tietokoneen äärestä tavannut. Ainoa tuntemani työskentelymuoto hänen kanssaan on keskustelu. Sähköpostienkin kanssa on vähän niin ja näin. Hän käyttää merkittävän osan ajastaan itselleen tärkeisiin harrastuksiin. Luovuus on voimissaan, ideoita pukkaa niin, että pää meinaa välillä räjähtää. Poikkeusyksilö toki, mutta jotain voimme kaikki oppia.

Luovuutta sisältävä työ ja mitattava työaika liittyvät toisiinsa, mutta käänteisesti. Mitä enemmän työpäiväsi venyvät, mitä enemmän on kiirettä, sitä vähemmän saat aikaan. Et ehdi keksiä ratkaisuja asioihin. Tuottavuutesi laskee. Jos siis olet mielestäsi huippuammattilainen ja samalla kovin kiireinen, pysähdy. Mieti hetki, mitä hyödyllistä tai luovaa olet saanut viimeaikoina oikeasti aikaan. Oletko työyhteisösi siunaus vai kirous.

Tekemisiä kannattaa miettiä kokonaisuutena. Omalle ajattelu- ja suunnittelutyölle pitää jättää riittävästi aikaa. Samoin joutenololle, harrastuksille ja uusille elämyksille. Yhteistä pohdintaa ja päätöksiä edellyttävät asiat tehdään porukalla. Mutta ne sisältävät aina yksin tai pienellä ryhmällä tehtävää ennakko- ja jälkityötä.

Ideaalinen tilanne on tehdä työtään siellä missä se kulloinkin parhaiten luonnistaa - kotona, avokonttorissa, tiimitilassa, omassa työhuoneessa, mökin laiturilla, lentokoneessa, junamatkalla ...

Kuvassa on oma mobiili kotikonttorini Porissa. Kannattaa huomata pyykkikorin mahdollistama läppärin ergonomisesti oikea korkeus ja lihanleikkuualustan mahdollistama riittävä ja vanka työtaso.

Ihana sähköposti!

Sähköposti on loistava keksintö. Ei ole sähköpostin vika, jos sillä saa työnsä sekaisin. Monet valitettavasti saavat. Tilanne tuntuu eskaloituvan.

Työarjessa törmää tapauksiin, joissa tärkeätkin liiketapahtumaviestit ovat lukematta pitkältä ajalta ja näin pysäyttävät prosessit. Lisäksi tulevat erilaiset sähköpostien estot ja filtterit. On mahdotonta ymmärtää, miksi asiakkaani viesti ei tule minulle perille tai luokitellaan roskapostiksi – oikeasti tämä pistää vihaksi.

Ne hienot asiat ...

Sähköpostin ansiosta enää ei tarvitse lähettää perinteisiä kirjeitä. Säästyy energiaa ja luontoa. Toimitaan ekologisesti.

Sähköpostin lähettäjä voi aina kiteyttää oleellisen asian aihekenttään. Vastaanottaja käy tällöin satoja sähköposteja hetkessä läpi vain aiheet silmäillen ja samalla pääsee delete-näppäimellä valtaosasta eroon. Ei tarvitse sormet verillä kirjeitä availla.

Sähköpostiohjelman voi laittaa päälle ja kiinni - oikeasti. Jollet satu olemaan asiakaspalvelun sähköposti -hot line, voit huoletta lukea postisi kerran-pari päivässä.

Oman työyhteisön sisällä kannattaa ehdottomasti sopia sähköpostin käytön pelisäännöt. Esimerkiksi normiposteihin reagoidaan vuorokauden sisällä ja kiireellisiin !-posteihin tunnin sisällä.

Koska tämä ei nyt ihan yhdellä blogilla hoidu, päätin toteuttaa sähköpostin fiksua käyttöä käsittelevän puolen päivän koulutuksen. Se sopii kaikille, jotka hyödyntävät työssään sähköpostia päätyönsä tukena.

Kyseessä on ensiapukurssi kiireisille. Haetaan keinot puolittaa sähköpostin ääressä käytetty aika ja parannetaan samalla oman työn vaikuttavuutta. Mottona Aikaa oleelliseen – parempi mieli!

Näitä käsittelemme

• Sähköpostin siunaus ja kirous: kuinka paljon sähköposti vie aikaani
• Sähköposti osana työarjen prosesseja ja toimivia työtapoja
• Järkevä käyttö ja pelisäännöt: vähemmän on enemmän
• Näin lähetän sopivan määrän, ymmärrettäviä ja hyödyllisiä sähköposteja
• Näin käsittelen saamani sähköpostit oikea-aikaisesti ja tehokkaasti
• Ruuhkan purkaminen
• Aikaa oleelliseen – parempi mieli!

Päivät to 9.4 klo 13 – 16 ja ti 2.6 klo 13 – 16.