Sähköposti 5 vinkkiä

Sähköposti on pahimmillaan tämän päivän suurimpia aikasyöppöjä, tehottomien palavereiden ohella.

Se on edelleen tärkein työelämän sähköisen viestinnän väline, vaikka rinnalle ovat tulleet erilaiset pikaviestikanavat ja skypet.

Tärkein asia sähköpostin käytön järkevyyden varmistamisessa on pelisäännöistä sopiminen.  Myös itse voi päättää noudattavansa valitsemiaan perusperiaatteita.

Sähköposti on yksi keskeinen työarjen työkalu. Sen käyttöä pitää pohtia osana kokonaisuuttaa, johon kuuluvat ainakin puhelut ja erilaiset tapaamiset – sekä yksilötyö. Hyvät työprosessit syntyvät yhdessä ja yksin tekemisen yhdistelmistä. Sähköposti on parhaimmillaan tehtävissä, joiden kompleksisuus ja tarvittavan vuorovaikutuksen määrä on pieni. Puhelimeen kannattaa tarttua, jos asia edellyttää nopeaa ajatusten vaihtoa. Sovitun asian voi sitten halutessaan vahvistaa vielä sähköpostilla. Monimutkaisten asioiden käsittely vaatii myös erilaisia tapaamisia ja yksin tehtävää valmistelu- ja suunnittelutyötä.

Yhteen sähköpostiviestiin kannattaa laittaa yksi asia ja otsikoida se selkeästi. Tällöin vastaanottaja voi helposti hahmottaa mistä on kyse ja otsikoinnin avulla posti löytyy myöhemminkin.

Sähköpostilla keskustelu on hidasta ja lisäksi vaarana on asioiden eskaloituminen ja hallinnan menetys. Paljon turhaa adrenaliinia on tuotettu aggressiivisilla sähköposteilla. Niitä voi lähetellä ilman, että kohtaa ihmisen ihmisenä. Sama ongelma esiintyy some-keskusteluissa. Luovien, ei kiireellisten prosessien tapauksessa hidas keskustelu on kuitenkin jopa tarpeen. Hyviä dialogeja syntyy, kun malttaa aina nukkua yön tai parin yli. Myös kyselyiden tekemisessä sähköposti on käyttökelpoinen, vaikka paljon fiksumpiakin apuvälineitä on käytettävissä.

Saapuneet sähköpostit kannattaa käydä läpi mahdollisimman nopeasti. Ihannetapauksessa päivittäin, mutta ei missään nimessä jatkuvasti tai tunneittain. Vikkelä delete-sormi on tällöin eduksi. Nopeasti tehtävät asiat kannattaa hoitaa heti (Vrt. David Allenin kahden minuutin ohje: tee heti, tai älä koskaan).

Suurimmat asiat kannattaa erikseen aikatauluttaa. Omat työt voi organisoida käyttäen tarvittavaa määrää sähköpostilaatikoita. Itse tosin tulen toimeen yhdellä ja luotan tarvittaessa ohjelman hakuominaisuuksiin.

Sähköpostin ei tarvitse olla päällä koko aikaa. Useimmissa tehtävissä riittää, kun saapuneet viestit tarkastaa kerran tai kaksi päivässä. Jatkuva tsekkaaminen on yksi tämän päivän riippuvuuksien eli addiktioiden tunnusmerkkejä. 

Levätään työssä toisesta työstä

Tanssitaiteen professori Pirjo Yli-Maunula kertoi viime syksyn Tanssin talon mentorointiklinikoilla kokonaisvaltaisesta taiteellisesta prosessista. Töitä hänellä näytti olevan loputtomasti ja esittämääni jaksamiskysymykseen hän vastasi sanomalla lepäävänsä yhdessä työssä toisesta työstä. En ollut koskaan tullut näin ajatelleeksi. Samaan ajatukseen törmäsin hieman myöhemmin Ilkka Niiniluodon kirjassa, jossa hän samaa ajatusta siteerasi historian professori Yrjö Blomstedtin sanomana.

Asia voi olla analoginen syömiselle. Jos syö vain yhtä ruokalajia, tulee siitä kylläiseksi helpommin kuin useita erilaisia ruokia syödessä. Tämän päivän ylipaino-ongelmat johtuvat osin siitä, että monipuolista ja herkullista ruokaa on tarjolla yllin kyllin.

Yhdessä työssä lepääminen toisesta on mielenkiintoinen ajatus. Siinä saattaa olla jopa vinha perä. Jossain pitkäaikaisesti kestävän työn kokonaismäärän yläraja kuitenkin on.  Ehkä se enimmillään on vuorokauden tuntien määrä vähennettynä tarvittavan unen kokonaismäärällä eli noin 8 tunnilla. Tällöin valveillaoloaikaa on siis 16 tuntia.

Ajanhallinnan koulutuksissa perussääntönä on jakaa tämä vielä kahtia, varsinaiseksi työksi ja vapaa-ajaksi. Mitä luovempaa työtä tekee, sitä vaikeampi on osoittaa oman ajankäytön ja tulosten välinen suora riippuvuus. Aivot tarvitsevat riittävästi hyvää unta, jolloin ne jäsentelevät tapahtuneita asioita ja tuottavat uusia oivalluksia. 

Olkoon siis 8+8+8 -ohjeen jalostuneempi muoto 8 + 16. Käytetään mahdollisimman suuri osa valveillaoloajastamme monipuolisesti itseämme kiinnostaviin asioihin. Tehdään välillä helppoja rutiineja, pinnistellään välillä vaikeiden asioiden parissa ja jätetään itselle leppoisia hetkiä, jotka antavat ajatuksille tilaa lentää milloin minnekin. 

Tekemisissään kannattaa pitää lopulta mielessä myös sisäisen (kestävän) motivaation kolme tekijää. Ne olivat: vapauden kokemus, oman osaamisen hyödyntäminen ja yhteisöllisyys.

Smartshiftaus ja kestävä työ - on aika ajatella asiat uusiksi

Antti Kasvio esittää 2014 ilmestyneessä (Gaudeamus) kirjassaan ”Kestävä työ ja hyvä elämä” neljä näkökulmaa työn kestävään kehitykseen. 

Taloudellinen kestävyys edellyttää työpaikkojen kannattavuutta ja kilpailukykyä. Työn on tarjottava riittävä toimeentulo. Inhimillinen kestävyys tarkoittaa, että ihmisten on voitava tehdä työtä mielekkäästi läpi koko aktiivisen työikänsä. Sosiaalinen kestävyys lähtee siitä, että kenenkään työmahdollisuuksia ei saa luoda toisten kustannuksella. Kaikkien on voitava kokea panostensa ja palkintojensa suhde oikeudenmukaiseksi. Ekologinen kestävyys on sitä, että mikään työ ei saa johtaa luonnonympäristön tuhoutumiseen. Se on säilytettävä seuraaville sukupolville.

Kaikki neljä ovat hyviä ja kannatettavia näkökulmia - suuria ja globaaleja asioita.

Muutoksiin voi suhtautua eri tavoin. Tasa-arvoistuvan yhteiskunnan hiljainen vallankumous blogissani (Ajattele itse 17.1.2016) pohdin sitä, miksi ylhäältä alas ohjaus on entistä ongelmallisempaa ja ei useimmiten toimi ollenkaan. Perinteisiin auktoriteetteihin ei enää uskota. Oma tuttu lähipiiristä voi sellainen todennäköisemmin olla kuin pääministeri. Myös vallankäytön legitimiteetti kyseenalaistetaan. Esimerkiksi tuntemani lainkuuliaiset yrittäjät eivät ole antaneet työmarkkinajärjestöille mandaattia sopia puolestaan työsuhdeasioista. 

Onnistuneet muutokset edellyttävät rakentavaa monenkeskistä vuorovaikutusta. Muutokset lähtevät liikkeelle yksittäisistä ihmisistä ja yhteisöistä. Se on oikeastaan erittäin hyvä. Meistä jokainen voi olla jonkun merkittävän asian alullepanija.

Työn fiksuistaminen eli smartshiftaus on muutos, jonka alullepanija voi olla kuka tahansa meistä.

Suomalaisen Työn liiton tutkimuspäällikkö Jokke Eljala totesi seuraavaa (26.1.2016):

Suomalaisen työelämän uudistumisessa on tärkeää sitouttaa työyhteisöt mahdollisimman laajasti mukaan toimintojen kehittämiseen. Suomessa edelläkävijöitä ovat monet asiantuntijayritykset, joissa työntekijät pääsevät vaikuttamaan laaja-alaisesti yrityksen valintoihin ja kehitykseen. Monissa viimeaikaisissa tutkimuksissa on todettu, että pitkällä tähtäimellä menestyvät yritykset luovat yhdessä sidosryhmiensä kanssa arvoa investoiden uuteen. Työntekijöiden osallistaminen yrityksen kehitykseen lisää tutkitusti sekä tuottavuutta että työhyvinvointia. Vastakkainasettelun sijaan työpaikoilla olisi tärkeää rakentaa luottamusta ja miettiä yhdessä, mistä tuleva menestys löytyy ja miten sitä kohti pyritään.

Alussa jo siteerattu Antti Kasvio tuo esille kritiikkiä vallitsevaa työelämämallia kohtaan ja toteaa, ettei maamme nykyisen yhteiskunnallisen tilanteen ja vallitsevan työelämäkeskustelun perusteella aktiivisesti tavoittele edelläkävijän roolia kestävämmän sivilisaation tai kestävämmän työn kehittämisessä.

Molemmat sanovat viisaita asioita. Molemmista kuitenkin henkii jotain perin vanhahtavaa. 

”On tärkeää sitouttaa työyhteisöt mahdollisimman laajasti mukaan toimintojen kehittämiseen”, siis kuka sitouttaa ketä. Ihan kuin tarvittaisiin joku siellä ”ylhäällä”, joka sitouttaa.

”Maamme ei nykyisen yhteiskunnallisen tilanteen ja vallitsevan työelämäkeskustelun perusteella aktiivisesti tavoittele edelläkävijän roolia kestävämmän sivilisaation tai kestävämmän työn kehittämisessä”, siis kuka on maamme. En tunne sellaista toimijaa.

Smartshiftaus eli työn fiksuistaminen

Downshiftaus, downshifting, leppoistaminen, kohtuullistaminen ja hidastelu ovat meistä useimmille tuttuja. Kyse on viime vuosien muoti-ilmiöstä. Lopetetaan uran ja rahan perässä juokseminen ja keskitytään itseensä periaatteella ”Toimistosta travelleriksi”.

Ymmärrän ja osin hyväksynkin ilmiön. Ihminen uupuu, kun työn ja elämän hallinnan puute katoaa. Monet organisaatiot ovat onnistuneet tässä valitettavan hyvin. On huonoa johtamista, puutteellisia työyhteisötaitoja, ulkoa ohjattua ja osin itse aiheutettua hässäkkää.

Downshiftaus on kuitenkin myös pakenemista, jostain mitä ei kyetä tai haluta muuttaa.

Pakeneminen voi toimia mutta voi johtaa myös ojasta allikkoon.

Työtä voi katsoa tuloksellisuuden ja kiireellisyyden näkökulmista. Sähläreitä ovat selvästi ne, jotka eivät saa paljoa aikaan ja ovat samalla kiireisiä. Turbotyyppejä ovat aikaansaavat kiireen riivaamat. Turbot vaan helposti poksahtavat – palavat loppuun. Kuulemani sana ”upliftaus” voi viitata turboiluun.

Kiirettä ja työn tuloksellisuutta tiputtamalla pääsemme downshiftaajiin. Mielenkiintoinen ajatusleikki on pohtia, mitä tapahtuu kaikkien ruvetessa leppoistamaan elämäänsä. Siitä syntyy todennäköisesti nopea yhteiskunnan tuhon kierre. Leppoistajat ovat turvassa pienenä vähemmistönä muun yhteiskunnan seassa, turvaverkkoja hyödyntäen. Samoin kuin rokottamattomille lapsille turvan ympärillään tuovat suuri rokotettujen lasten enemmistö.

Seuraavaksi esiteltävän smartshiftauksen eli fiksuistamisen olen jo aiemmin esittänyt tuloksellisuus-kiireellisyys -pohdinnoissa. Olen näistä ihmisistä käyttänyt nimeä Ammattilainen.

Todellisen ammattilaisen tunnistaa siitä, että hänellä ei tunnu kiirettä olevan mutta asiat sujuvat ja tulosta syntyy. Konkreettinen esimerkki tästä on kokenut kirvesmies. Mutta myös johtaja, kirjanpitäjä tai koodaaja

voi olla tällainen.

Filosofi Ilkka Niiniluoto toteaa kirjassaan Hyvän elämän filosofiaa (sivut 196 ja 266): Elämän tarkoitus on toteuttaa itseään, tehdä parhaansa omien mahdollisuuksien toteuttamiseksi ja toisten ihmisten auttamiseksi. Henkilökohtainen onni ei ole päämäärä vaan tulos siitä, että on elänyt hyvin. Liitetään tähän Richard Ryanin ja Edward Decin sisäisen motivaation kolme tekijää: vapauden kokemus, osaamisen kokemus ja yhteisöllisyys.

Smartshiftaaja, fiksuistaja toteuttaa itseään. Hän tekee parhaansa. Hän oppii tekemisestään. Hän vaikuttaa ympäristöönsä positiivisesti. Hän osaa levätä ja rentoutua. Hän tekee työtä paremman huomisen hyväksi. Hän on sisäistänyt sisäisen motivaation kolme tekijää ja nauttii elämästään sen vuoksi. Hän ei ole supermies tai nainen. Sinä voit olla hän.

Sankarikoira Viivi (2002 - 2014) vaarin sylissä. Viivi oli historian ensimmäinen smartshiftaaja-koira