Sähköposti 5 vinkkiä

Sähköposti on pahimmillaan tämän päivän suurimpia aikasyöppöjä, tehottomien palavereiden ohella.

Se on edelleen tärkein työelämän sähköisen viestinnän väline, vaikka rinnalle ovat tulleet erilaiset pikaviestikanavat ja skypet.

Tärkein asia sähköpostin käytön järkevyyden varmistamisessa on pelisäännöistä sopiminen.  Myös itse voi päättää noudattavansa valitsemiaan perusperiaatteita.

Sähköposti on yksi keskeinen työarjen työkalu. Sen käyttöä pitää pohtia osana kokonaisuuttaa, johon kuuluvat ainakin puhelut ja erilaiset tapaamiset – sekä yksilötyö. Hyvät työprosessit syntyvät yhdessä ja yksin tekemisen yhdistelmistä. Sähköposti on parhaimmillaan tehtävissä, joiden kompleksisuus ja tarvittavan vuorovaikutuksen määrä on pieni. Puhelimeen kannattaa tarttua, jos asia edellyttää nopeaa ajatusten vaihtoa. Sovitun asian voi sitten halutessaan vahvistaa vielä sähköpostilla. Monimutkaisten asioiden käsittely vaatii myös erilaisia tapaamisia ja yksin tehtävää valmistelu- ja suunnittelutyötä.

Yhteen sähköpostiviestiin kannattaa laittaa yksi asia ja otsikoida se selkeästi. Tällöin vastaanottaja voi helposti hahmottaa mistä on kyse ja otsikoinnin avulla posti löytyy myöhemminkin.

Sähköpostilla keskustelu on hidasta ja lisäksi vaarana on asioiden eskaloituminen ja hallinnan menetys. Paljon turhaa adrenaliinia on tuotettu aggressiivisilla sähköposteilla. Niitä voi lähetellä ilman, että kohtaa ihmisen ihmisenä. Sama ongelma esiintyy some-keskusteluissa. Luovien, ei kiireellisten prosessien tapauksessa hidas keskustelu on kuitenkin jopa tarpeen. Hyviä dialogeja syntyy, kun malttaa aina nukkua yön tai parin yli. Myös kyselyiden tekemisessä sähköposti on käyttökelpoinen, vaikka paljon fiksumpiakin apuvälineitä on käytettävissä.

Saapuneet sähköpostit kannattaa käydä läpi mahdollisimman nopeasti. Ihannetapauksessa päivittäin, mutta ei missään nimessä jatkuvasti tai tunneittain. Vikkelä delete-sormi on tällöin eduksi. Nopeasti tehtävät asiat kannattaa hoitaa heti (Vrt. David Allenin kahden minuutin ohje: tee heti, tai älä koskaan).

Suurimmat asiat kannattaa erikseen aikatauluttaa. Omat työt voi organisoida käyttäen tarvittavaa määrää sähköpostilaatikoita. Itse tosin tulen toimeen yhdellä ja luotan tarvittaessa ohjelman hakuominaisuuksiin.

Sähköpostin ei tarvitse olla päällä koko aikaa. Useimmissa tehtävissä riittää, kun saapuneet viestit tarkastaa kerran tai kaksi päivässä. Jatkuva tsekkaaminen on yksi tämän päivän riippuvuuksien eli addiktioiden tunnusmerkkejä.