Kaikkein tärkeintä ajanhallinnassa

Tässä taannoin kurssipäivän aamiaisella keskusteltiin ajanhallinasta. Englannin kielen kouluttajamme Sanna yllätti minut kysymällä, mikä siinä on kaikkein tärkeintä. Jostain alitajunnan puolelta vastaus kuitenkin tuli nopeasti.

Kaikkein tärkeintä on luopua turhista asioista. 

Turhuus riippuu tilanteesta.Yksi tapa pohtia asiaa on palauttaa mieliin Maslovin tarvehierarkian tasot. Ensimmäisen tulevat fysiologiset tarpeet, hengissä säilymisen fyysiset edellytykset, kuten ruoka, juoma, hengitysilma. Toisen tason muodostavat turvallisuuden tarpeet. Kolmantena ovat yhteenkuuluvuuden ja rakkauden tarpeet. Huippua lähestyttäessä tulevat vastaan arvonannon tarpeet ja ylimpänä itsensä toteuttamisen tarpeet.  

Turhuutta voi lähestyä myös motivaation näkökulmasta. Sisäisen motivaation kolme tekijää autonomia, osaamisen hyödyntäminen ja yhteisöllisyys tuottavat pysyvämpää hyvinvointia ja ovat tärkeämpiä kuin ulkoisen motivaation raha, maine, kunnia jne.

Kolmas tapa pohtia turhuutta ovat omat arvot. Ne kannattaa tehdä itselleen selviksi ja suunnata tekeminen arvojen suuntaiseksi.

Turhaa on se, mitä on liikaa – vaikka kyse olisi mukavista asioista – tai se mikä tuottaa aiheetonta stressiä tai kärsimystä. 

Nyt voit laatia oman turhien asioiden listan. Se kannattaa vielä priorisoida asian merkittävyyden (paljonko kuluttaa aikaa) ja luopumisen helppouden näkökulmista.

Luopuminen tarkoittaa päätöksen tekoa.

Jos päätät lopettaa jonkun mielihyvää tuottaneen asian, saat todennäköisesti vierotusoireita. Nyt en tarkoita pelkästään tupakkaa tai päihteitä. Vierotusoireet kannattaa pyrkiä tunnistamaan jo ennakolta.
Ne ovat pahimmillaan pian luopumisen jälkeen ja helpottavat ennen pitkää. 

Luopumisen mukanaan tuovan ajan voit nyt käyttää ihan vaan joutenoloon tai johonkin entistä merkityksellisempään asiaan. Päätös on itselläsi.

Yhdestä en luovu: Lapin selkosille pitää aina välillä päästä

Voimaa syksyyn

Lomaltapaluun teemoja olen pohtinut tässä blogissani jo pari kertaa 2014 ja 2015. 

Samat asiat pätevät edelleen.

Lapsuuteni monet kauniit muistot liittyvät syksyyn: värikkäät vaahteranlehtikasat, punaiset pihlajanmarjat, syksyn taivaan sininen kuulaus, puolukanpoimintaretket ja eväiden syönti nuotiolla raikkaassa syysmetsässä. Syksy on energiasoivaa aikaa. Itseni lisäksi tunnen monia ihmisiä, jotka ovat virkeimmillään juuri syksyllä. Työ maistuu, uudet haasteet kiinnostavat ja haluaa oppia uutta.

Mitä tehdä, jos voimat ovat kuitenkin kadoksissa?

Yksi tapa ruveta ratkomaan asiaa on tiedostaa sisäisen motivaation kolme tekijää ja pohtia, kuinka hyvin niitä pystyy elämässään juuri nyt toteuttamaan. Sisäinen motivaatio on luonteeltaan kestävää ja tuottaa iloa ja energiaa omaan elämään.

Koska tekijöitä on vain kolme, pystyy ne pitämään helposti mielessä vaikka kirjainyhdistelmän A Oy avulla.

A tarkoittaa oman elämän autonomiaa. Riittävää tunnetta vapaudesta eli siitä, että voi käyttää kohtuullisen osan ajastaan juuri siihen mitä haluaa.

O tarkoittaa omaa osaamista. Jokiselle meistä on ominaisia vahvuusalueitamme. Viihdymme tehtävissä, joissa voimme vahvuuksiamme hyödyntää. Oletko tiedostanut asiat, joissa olet hyvä? Kykenetkö elämässäsi tekemään näitä asioita riittävästi?

Y tarkoittaa yhteisöä, perhettä, ystäviä, tuttuja, kaikkia, joiden kanssa olet tekemisissä. Me ihmiset olemme yltiösosiaalisia olentoja ja tarvitsemme toisiamme. Toivottavasti omat ihmissuhteesi tuottavat enemmän iloa ja energiaa kuin sitä kuluttavat.

Voimme omilla päätöksillämme vaikuttaa siihen, mitä elämässämme teemme tai emme tee. Kannattaa tietoisesti tehdä päätöksiä uusien asioiden ottamisesta osaksi omaa elämää. Vähintään yhtä tärkeää on päättää myös niistä asioista, jotka haluaa saada pois elämästään. Ja sitten vain toimeksi!

Loma on lomaa - videoblogi

Keskikesän loma- ja työajatuksia:

Videoblogi: Loma on lomaa

Viisasta ajanhallintaa Ajantiedolla

Kuvassa Helsinkiä Suomenlinnan suunnalta.

Sähköposti 5 vinkkiä

Sähköposti on pahimmillaan tämän päivän suurimpia aikasyöppöjä, tehottomien palavereiden ohella.

Se on edelleen tärkein työelämän sähköisen viestinnän väline, vaikka rinnalle ovat tulleet erilaiset pikaviestikanavat ja skypet.

Tärkein asia sähköpostin käytön järkevyyden varmistamisessa on pelisäännöistä sopiminen.  Myös itse voi päättää noudattavansa valitsemiaan perusperiaatteita.

Sähköposti on yksi keskeinen työarjen työkalu. Sen käyttöä pitää pohtia osana kokonaisuuttaa, johon kuuluvat ainakin puhelut ja erilaiset tapaamiset – sekä yksilötyö. Hyvät työprosessit syntyvät yhdessä ja yksin tekemisen yhdistelmistä. Sähköposti on parhaimmillaan tehtävissä, joiden kompleksisuus ja tarvittavan vuorovaikutuksen määrä on pieni. Puhelimeen kannattaa tarttua, jos asia edellyttää nopeaa ajatusten vaihtoa. Sovitun asian voi sitten halutessaan vahvistaa vielä sähköpostilla. Monimutkaisten asioiden käsittely vaatii myös erilaisia tapaamisia ja yksin tehtävää valmistelu- ja suunnittelutyötä.

Yhteen sähköpostiviestiin kannattaa laittaa yksi asia ja otsikoida se selkeästi. Tällöin vastaanottaja voi helposti hahmottaa mistä on kyse ja otsikoinnin avulla posti löytyy myöhemminkin.

Sähköpostilla keskustelu on hidasta ja lisäksi vaarana on asioiden eskaloituminen ja hallinnan menetys. Paljon turhaa adrenaliinia on tuotettu aggressiivisilla sähköposteilla. Niitä voi lähetellä ilman, että kohtaa ihmisen ihmisenä. Sama ongelma esiintyy some-keskusteluissa. Luovien, ei kiireellisten prosessien tapauksessa hidas keskustelu on kuitenkin jopa tarpeen. Hyviä dialogeja syntyy, kun malttaa aina nukkua yön tai parin yli. Myös kyselyiden tekemisessä sähköposti on käyttökelpoinen, vaikka paljon fiksumpiakin apuvälineitä on käytettävissä.

Saapuneet sähköpostit kannattaa käydä läpi mahdollisimman nopeasti. Ihannetapauksessa päivittäin, mutta ei missään nimessä jatkuvasti tai tunneittain. Vikkelä delete-sormi on tällöin eduksi. Nopeasti tehtävät asiat kannattaa hoitaa heti (Vrt. David Allenin kahden minuutin ohje: tee heti, tai älä koskaan).

Suurimmat asiat kannattaa erikseen aikatauluttaa. Omat työt voi organisoida käyttäen tarvittavaa määrää sähköpostilaatikoita. Itse tosin tulen toimeen yhdellä ja luotan tarvittaessa ohjelman hakuominaisuuksiin.

Sähköpostin ei tarvitse olla päällä koko aikaa. Useimmissa tehtävissä riittää, kun saapuneet viestit tarkastaa kerran tai kaksi päivässä. Jatkuva tsekkaaminen on yksi tämän päivän riippuvuuksien eli addiktioiden tunnusmerkkejä.