Kuinka paljon aikaa tarvitsen?

Puolikypsän kananmunan saa keittämällä sitä kolme minuuttia. Seitsemässä minuutissa keltuainenkin on kovettunut. Sen tiedämme kokemuksesta.

Lounaan jälkeen käyn läpi sähköpostin. Normaalisti siihen kuluu 15 – 30 minuuttia. Ei kuitenkaan kauempaa. Palaveriin varaamme aikaa tunnin, mutta istumme siellä vielä kahden tunnin kuluttua. Loviisan kolmannen reaktorin piti valmistua muistaakseni vuonna 2008, mutta valmista tulee ehkä 2018 – kymmenen vuotta myöhässä.

Tyypillisesti arvioimme asioiden valmiiksi saakka tekemiseen tarvittavan ajan alakanttiin. Jos samalla emme ole varanneet puskuriaikoja töiden vaihtojen välille, kaatuvat asiat koko ajan päälle. Työ alkaa stressata ja ennen pitkää uuvumme.

Helppoihin ja tuttuihin asioihin käytettävä aikatarve on helppo arvioida edellyttäen häiriötöntä työympäristöä. Jatkuvat katkokset johtavat kuitenkin aina asian uudelleen aloittamiseen. Tällöin tehtävän suorittamiseen käytetty yhteisaika pitenee väistämättä häiriöttömään tilanteeseen verrattuna. Tehokkaimmillamme olemme saadessamme suorittaa asiat kerralla valmiiksi.

Haastavien, uusien ja laajojen asioiden tekemiseen tarvittavan ajan aliarvioimme väistämättä. Se johtuu siitä, että emme etukäteen osaa nähdä vastaan tulevia yllätyksiä. Pieneltäkin vaikuttava asia saattaa keskeyttää koko hankkeen. Suuret kertaluonteiset projektit vaativat usein vähintään 2 kertaa ennalta arvioitua enemmän aikaa valmistuakseen. Tietojärjestelmäprojekteissa olen törmännyt vielä paljon pahempiin tilanteisiin kustannuksista puhumattakaan.

On muutamia keinoja saada asiat paremmin hallintaan.

Oppiminen toistojen kautta on aina arvokasta. Kehittämällä samalla työmenetelmiään saattaa tehtävän aikatarve tippua murto-osaan alkuperäisestä

Työtehtävien väliin kannattaa jättää väljyyttä. Silloin yhden asian myöhästyminen ei heti myöhästytä seuraavaa.

Haasteellisissa ja suurissa asioissa pitää käyttää projektijohtamisen menettelyjä: jakaa kokonaisuus ymmärrettäviksi palasiksi, miettiä tarvittavia aika- ja työtarpeita, varata puskuriaikoja ja miettiä, mikä kaikki voi mennä pieleen. Kannattaa kysyä neuvoa kokeneemmilta ja kouluttaa itseään.

Kannattaa myös miettiä, mikä on kokonaisuuden kannalta riittävän hyvää. Maksimaalisen hyvä ei ole koskaan oikea ratkaisu. Liiallinen hifistely vie kaiken ajan ja kellään ei ole varaa sitä maksaa.

Mieluummin kannattaa luvata hieman liian vähän ja yllättää positiivisesti kuin päinvastoin.

Tällä puulla on aikaa

Kun työn tuotos, tekoaika ja -paikka eryityvät toisistaan

Työn tuotos, tekoaika ja -paikka ovat yhtä silloin, kun sorvari sorvaa koneellaan aamuvuorossa seitsemästä kolmeen. Toimiston siivoojalla työn tuotos ja tekopaikka liittyvät yhteen. Tekoaika voi joustaa. Siivouksen voi hoitaa mihin aikaan vuorokaudesta tahansa, ainakin periaatteessa.

Olet asiantuntija ja joudut matkustelemaan. Mukanasi on kuitenkin puhelin, läppäri tai tabletti. Niiden avulla voit reaaliaikaisesti kommunikoida kollegoidesi kanssa.

Kaikissa edellisissä ainakin kaksi otsikon teemoista kytkeytyi yhteen. Luovuutta vaativissa töissä niiden kytkökset kuitenkin purkautuvat. Se on jopa välttämätöntä. Syyn löydämme aivoistamme.

Talousnobelisti, psykologi Daniel Kahnemanin mukaan ajattelua on kahta sorttia. Hän käyttää termejä Järjestelmä 1 ja Järjestelmä 2. Ykkönen vastaa nopeasta intuitiivisesta ajattelusta. Kakkonen on hidasta ja tietoista. Ykkösen tiedostamaton tietojenkäsittelykapasiteetti on miljoonakertainen kakkoseen nähden. Oma tietoinen tahtomme on osa kakkosta.

Ajattelua ja luovuutta vaativa työ edellyttää molempien järjestelmien käyttöä.

Periaate on seuraava: Pohdin jotain asiaa ja yritän löytää siihen ratkaisun. Lopetan pinnistelyn. Jätän asian lepäämään ja palaan siihen vähintään yksien yöunien jälkeen.

Mitä haastavammasta ja vaikeammasta asiasta on kyse, sitä enemmän aikaa ja pinnistely-lepo -syklejä tarvitsemme. Monien palasten yhteen saattaminen on työlästä.

Lepojaksojen aikana alitajuinen aivotoiminta hakee asiaan ratkaisuja ja uusia näkökulmia. Tätä ei itse huomaa. Metsässä kävely on erityisen hyvää luovuusjumppaa. Ideat vain rupeavat pulpahtelemaan. Kannattaa pitää muistiinpanovälineet tällöin käden ulottuvilla.

Varmin tapa romuttaa luovuutensa on pitää vähäiset aivojen työmuistit täynnä. Näin tapahtuu, kun jää

mielessään huolehtimaan useista asioista kerrallaan. Lisäksi tuloksena voi olla sairastuttava stressi.

Edellä kirjoitetun olen oppinut tutustumalla aivotutkimuksen tuloksiin. Niitä on helppo myös omassa elämässään soveltaa.

Miten huomioimme tämän tietämyksen työelämässä?

Hienoja esimerkkejä löytyy jo runsaasti, mutta suuri aalto antaa vielä odottaa itseään. Monessa tapauksessa toimitaan hyvin perinteisesti vanhoihin tapoihin jumittuneena.

Maalin lähestymisen tai ainakin tärkeän välietapin saavuttamisen voi tunnistaa muutamista asioista.

Ensimmäinen on se, että meillä ei ole enää vuorokautista kelloon sidottua työaikaa.

Työtä voi tehdä myös blokkeina: x päivää rutistusta, x päivää lepoa.

Yksi keino voi olla se, että meille maksetaan vain tuloksista. Vastakkainenkin voi toimia: meille maksetaan siitä, että sitoudumme tekemään parhaamme jonkin asian eteen.

Huonoin idea on se, että vain tulemme työpaikalle palkkaa nauttimaan.

Kannattaa myös pitää mielessä, että työn pitkän aikavälin tuloksellisuus varmistetaan parhaiten huomioimalla sisäisen motivaatiomme kolme tekijää: kompetenssien käyttö, riittävä autonomia

ja yhteisöllisyys.

Jossain haastattelussa pianisti Iiro Rantalalta kysyttiin, harjoitteliko hän paljon nuorena. "En mielestäni, mutta aina soitin pianota", oli muistikuvani mukaan hänen vastauksensa. Muusikon hommissa tuotos, aika ja paikka kohtaavat keikoilla.

Benjami Koskinen 14.8 soittamassa Espan lavalla.

Älä tykkää tästä - some-maailman opetuksia

Olen sosiaalisen median suhteen todellinen myöhäisherännäinen. Usean vuoden ajan olin päättänyt tietoisesti olla avaamatta edes Facebook tiliä, koska silloisen ymmärrykseni mukaan aikuiset ihmiset tekivät siellä minua kiinnostamattomia asioita. 

Vähitellen kuitenkin rupesin ymmärtämään verkkoidentiteetin merkityksen tämän päivän maailmassa. Jos sinusta ei verkossa mitään järkevää löydy, kuka oikeastaan olet? Asialla on ainakin silloin merkitystä, jos haluaa jonkun alan asiantuntijana esiintyä ja sillä itsesi elättää. 

Ensimmäinen some-tekoni oli Blogger-tilin avaaminen ja blogi-kirjoituksen julkaisu 1.3.2013. Siitä on nyt kohta kaksi ja puoli vuotta. Sitä sitten seurasi Facebook ja LinkedIn. On minulla tätä nykyä myös Twitter-tili ja pari presentaatiota on SlideSharessa. 

Kolmessa eri blogissani olen tähän mennessä julkaissut 325 kertaa. Ajattele itse ja Villiruokablogi ovat harrastuksiani. Viisas ajanhallinta liittyy koulutuksiini ja suunnitteilla on Ajantiedolle Innostutaan oppimisesta-blogi. 

LinkedIn-maailmassa olen jonkinlaisen linjan löytänyt. Julkaisen siellä harvakseltaan kirjoituksiani, joiden toivon kiinnostavan ammattilaisia.

Facebook-linjani on linjaton. Pitää jatkossa päättää, mitä siellä oikein tekee. Nyt siellä on henkilökohtaisia asioita, linkkejä kirjoituksiini, yhteiskunnallista ja ammatillista keskustelua sekaisin.

Twitter ei ole ollut minulle mitenkään kiinnostava media. Jatkuvan twiittivirran seuraaminen on minusta turhaa ja tekee rauhattomaksi.

Sosiaalinen media on tullut elämääni kai jäädäkseen. Yritän pitää itseni ainakin jossain määrin ajan tasalla. Onneksi voi kysyä niiltä, jotka tietävät paremmin. Some-strategiani on kypsymätön ja jatkuvan muutoksen tilassa.

Rauhattomuus, keskittymiskyvyn heikkeneminen ja jatkuva tsekkaaminen ovat ahkerien some-ihmisten vitsauksia. Riippuvuus tulee sisään salakavalasti. Olen sen itsekin huomannut. Kun jotain julkaisee, tekee mieli tsekkailla kiinnostuksen määrää. 

Lukemattomat kanssaihmiset eivät enää itse tajua sitä tahatonta komiikkaa, mikä liittyy heidän älypuhelinnäpläykseensä. Ollaan aina jossain muualla kuin siellä missä oikeasti ollaan. Se on tietoista tai vielä todennäköisemmin tiedostamatonta poissaoloa. 

Helpotus alkaa siitä, kun asian itse tiedostaa. On lupa ja pitää miettiä sitä, mikä on oikeasti tärkeää.

Onnittelut sinulle, joka luit tähän saakka etkä peukuttanut vain muodon vuoksi.

Pari kuukautta aiemmin olin julkaissut ensimmäisen blogini

Innostusta ja kauhistusta töiden jälleen alkaessa

Itselläni on juuri kahden viikon lomajakso takana. Seuraavat pari viikkoa tehdään töitä loma-asenteella, kunnes Ajantiedon koulutukset jälleen alkavat. Elokuun ja lokakuun loppupuolella on tarkoitus vielä pitää viikot vapaata kalastuksen, retkeilyn ja metsästyksen parissa pohjoisessa.

Kahden viikon ydinlomajakso on lyhyt, mutta yritän tulla sillä toimeen. 

Pitkään uskoin siihen totuuteen, että lomaa tarvitaan vähintään kolme viikkoa putkeen päästäkseen työasioista kunnolla irti. Ajatus oli, että ensimmäinen viikko menee totutteluun ja viimeisellä viikolla rupeavat jälleen työasiat pyörimään mielessä. Nykyään uskon siihen, että tietoisen ajattelun ja hetkeen keskittyvän asenteen avulla erillisiä aloitus-ja lopetusviikkoja ei tarvita.

Hesarin haastattelussa 17.6 käytiin läpi joitain lomanaloitusvinkkejä otsikolla ”Ole armelias itsellesi ennen lomaa – tee lista ja lopeta murehtiminen”. 

Itselle tulee olla armelias myös töiden jälleen alkaessa. Työkavereiden kanssa kannattaa vaihtaa kuulumiset kaikessa rauhassa. Sitten voi ruveta purkamaan sähköposteja ja muita viestejä. Ensimmäiset päivät kannattaa käyttää kesän aikana kertyneiden asioiden hoitamiseen. Toivottavasti olet kaukoviisaasti pystynyt pitämään kalenterisi riittävän tyhjänä tälle ajalle. Jos hoksasit ennen lomia tehdä itsellesi loman jälkeisten töiden listan, on tilanne nyt hieman helpompi. Jos listaa ei ole, rupea koostamaan sitä ensimmäisten työpäivien aikana.

Jos töiden aloittaminen tuntuu innostavalta, voit onnitella itseäsi. Normitilanne on sekin, että ei tunnu oikein miltään tai lievästi ottaa pannuun. Alkukankeus loman jälkeen on normaalia ensimmäiset viikon ehkä pari.

Jos töiden aloitus tuottaa kauhistuksen tunteita, kannattaa pysähtyä pohtimaan tilannetta. Onko kyse pieleen menneestä vai aivan ihanasta lomasta, omaan työhön liittyvästä ahdistuksesta, liiallisesta työmäärästä, työyhteisöstä, johtamisesta, omasta elämäntilanteesta.

Jos kauhistus jää päälle, kannattaa tehdä tarvittavat muutokset elämäänsä ja hakea mahdollisesti apua myös asiantuntijoilta. Toivottavasti olet pystynyt pitämään loman aikana työpuhelimesi kiinni. Loman yksi tehtävä on nimittäin antaa etäisyyttä työasioihin. Kauempaa pystyy asioita näkemään laajemmin, uusista näkökulmista ja likikatsetta luotettavammin.  

Lomalta paluun teemoja pohdin myös viime vuonna blogissani Elokuun Viisas Ajanhallinta.

Åressa ajatuksilla oli tilaa