keskiviikko 2. syyskuuta 2015

Kuinka paljon aikaa tarvitsen?



Puolikypsän kananmunan saa keittämällä sitä kolme minuuttia. Seitsemässä minuutissa keltuainenkin on kovettunut. Sen tiedämme kokemuksesta.

Lounaan jälkeen käyn läpi sähköpostin. Normaalisti siihen kuluu 15 – 30 minuuttia. Ei kuitenkaan kauempaa. Palaveriin varaamme aikaa tunnin, mutta istumme siellä vielä kahden tunnin kuluttua. Loviisan kolmannen reaktorin piti valmistua muistaakseni vuonna 2008, mutta valmista tulee ehkä 2018 – kymmenen vuotta myöhässä.

Tyypillisesti arvioimme asioiden valmiiksi saakka tekemiseen tarvittavan ajan alakanttiin. Jos samalla emme ole varanneet puskuriaikoja töiden vaihtojen välille, kaatuvat asiat koko ajan päälle. Työ alkaa stressata ja ennen pitkää uuvumme.

Helppoihin ja tuttuihin asioihin käytettävä aikatarve on helppo arvioida edellyttäen häiriötöntä työympäristöä. Jatkuvat katkokset johtavat kuitenkin aina asian uudelleen aloittamiseen. Tällöin tehtävän suorittamiseen käytetty yhteisaika pitenee väistämättä häiriöttömään tilanteeseen verrattuna. Tehokkaimmillamme olemme saadessamme suorittaa asiat kerralla valmiiksi.

Haastavien, uusien ja laajojen asioiden tekemiseen tarvittavan ajan aliarvioimme väistämättä. Se johtuu siitä, että emme etukäteen osaa nähdä vastaan tulevia yllätyksiä. Pieneltäkin vaikuttava asia saattaa keskeyttää koko hankkeen. Suuret kertaluonteiset projektit vaativat usein vähintään 2 kertaa ennalta arvioitua enemmän aikaa valmistuakseen. Tietojärjestelmäprojekteissa olen törmännyt vielä paljon pahempiin tilanteisiin kustannuksista puhumattakaan.

On muutamia keinoja saada asiat paremmin hallintaan.

Oppiminen toistojen kautta on aina arvokasta. Kehittämällä samalla työmenetelmiään saattaa tehtävän aikatarve tippua murto-osaan alkuperäisestä

Työtehtävien väliin kannattaa jättää väljyyttä. Silloin yhden asian myöhästyminen ei heti myöhästytä seuraavaa.

Haasteellisissa ja suurissa asioissa pitää käyttää projektijohtamisen menettelyjä: jakaa kokonaisuus ymmärrettäviksi palasiksi, miettiä tarvittavia aika- ja työtarpeita, varata puskuriaikoja ja miettiä, mikä kaikki voi mennä pieleen. Kannattaa kysyä neuvoa kokeneemmilta ja kouluttaa itseään.

Kannattaa myös miettiä, mikä on kokonaisuuden kannalta riittävän hyvää. Maksimaalisen hyvä ei ole koskaan oikea ratkaisu. Liiallinen hifistely vie kaiken ajan ja kellään ei ole varaa sitä maksaa.

Mieluummin kannattaa luvata hieman liian vähän ja yllättää positiivisesti kuin päinvastoin.

Tällä puulla on aikaa

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti